So setzt Ihr eine Zapier Integration erfolgreich um

Egal, ob ein automatisch erstellter Google-Kalender-Invite mit persönlichem Zugangslink oder ein automatisierter Upload bei YouTube nach dem Upload bei Dropbox: 
Wenn ein Tool keine Integration zum gewünschten Drittanbieter hat, könnt Ihr mit dem Tool Zapier schnell eine Brücke bauen, um die gewünschte Automatisation dennoch umzusetzen. 

Unser Gastautor Chris aus dem Team OMR Education erklärt Euch dafür in diesem Artikel, was Marketing-Automation-Tools überhaupt sind und was sie für Möglichkeiten bieten. Dafür gibt er Euch anhand von der Software Zapier praktische Tipps, wie Ihr diese Tools nutzt, um das enorme Potenzial für die Automatisierung Eurer Prozesse zu entfalten.

Was ist Zapier? 

Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Eure Apps miteinander verbindet und sich wiederholende Aufgaben für Euch erledigt. Dafür automatisiert Zapier Arbeitsabläufe, indem es Informationen auf der Grundlage der von Euch festgelegten Regeln zwischen Euren Apps verschiebt. 

Ich selbst nutze Zapier seit 2017 und in diesen fünf Jahren ist das Tool für mich ein unverzichtbarer Teil meines Arbeitsalltags geworden. 2017 hatten wir die Challenge, bestimmte Berichte und Statistiken zu unserem Shop zu erstellen. Damals lief der OMR Education Shop noch über das Tool WooCommerce. Die Basis-Funktionalitäten des Shop-Systems waren aber leider nicht ausreichend für unsere Anforderungen.

Als Work-around haben wir die eingehenden Bestellungen also exportiert und in ein Google Sheet geschrieben. Aus diesem Sheet mit dem Worksheet-Namen "incomingOrders" bezogen dann andere Worksheets ihre Daten und erstellten die gewünschten Berichte. Aber wäre es nicht besser, wenn die eingehenden Bestellungen automatisch ins Spreadsheet überschrieben würden? 

Ich fragte unseren Developer nach der Möglichkeit, WooCommerce mit einem Google Sheet direkt zu verknüpfen. Er hatte den richtigen Tipp für mich und sendete mir den Link und auch die Account-Daten von Zapier. Offenbar nutzte die Buchhaltung bei uns das Tool schon für ihre Prozesse.

Durch Zapier Integration schnell verbunden, ohne Tech-Ressource 

Binnen weniger Minuten war der Zapier-Account angelegt und WooCommerce und Google Sheets mit Zapier verknüpft. Etwas ungläubig starrte ich auf das leere Spreadsheet und wenige Minuten später wurde die erste Bestellung in das Sheet geschrieben. Das Beispiel ist natürlich relativ stupide – ein sehr isolierter Use Case. Andererseits gibt’s von solchen repetitiven und langweiligen Tasks in jedem Arbeitstag etliche, die man durch solche, in wenigen Minuten eingerichteten, Workflows ein für alle Mal loswerden kann.

Quelle: Zapier

Mittlerweile sind mehr als 5000+ Online-Services und Tools mit Zapier verbunden. Die Möglichkeiten, Zapier für Automatisierungen einzusetzen, sind nahezu grenzenlos. Seit 2017 sind die Automationen, die wir bei OMR aufsetzen, deutlich anspruchsvoller geworden. Eines der hilfreichsten Elemente ist hierbei das Custom-Code-Element. Es bietet Euch die Möglichkeit, einen eigenen Javascript- oder Python-Code laufen zu lassen. 

So sieht der Workflow einer Zapier Integration aus

Ihr könnt Euch also noch deutlich kreativer austoben – und viel wichtiger: Das eröffnet Euch die Möglichkeit, API-Abfragen durchzuführen. Damit könnt Ihr Zapier auch mit Tools verbinden, die gar keine native Zapier Integration haben oder die native Integration die von Euch gewünschte Aufgabe nicht anbietet. 

Wir bei OMR Education haben mittlerweile unseren kompletten Webinar-Workflow in Zapier automatisiert – von der Anmeldung zum Webinar, über die Zugangslinks, bis hin zu den Follow-up-Mails. Wenn Ihr ein Deep-Dive-Online-Seminar bei uns im Shop kauft, bekommt Ihr wenige Minuten danach einen Google-Kalender-Invite mit Eurem persönlichen Zugangslink. Dieser sieht dann so aus: 

So sieht der Workflow im Detail aus:

Quelle: Zapier

Deep Dive eines komplexeren Workflows 

1. Der Workflow beginnt mit einer eingehenden Bestellung – dem "Trigger". 

2. Auf den Trigger muss mindestens eine "Action" oder ein "Step" folgen.

3. Nach der Bestellung prüft ein Filter (Step 1), ob ein Seminar-Produkt gekauft wurde. Ist das nicht der Fall, endet der Workflow. 

4. Anschließend gibt’s einen API-Call zu WebinarJam – unserem Seminar-Tool –, um die Käufer:innen beim entsprechenden Deep Dive anzumelden. 

5. Daraufhin antwortet WebinarJam mit den Zugangsdaten für die Teilnehmenden sowie der Startzeit und dem Datum. 

6. Im nächsten Schritt werden die von WebinarJam zurückgelieferten Daten in den Google-Kalender-Eintrag eingefügt und per E-Mail an die Teilnehmenden verschickt. 

Sicherheitshalber, auch um einen Überblick zu behalten, werden danach alle Daten einmal in ein Spreadsheet geschrieben. Sollte zum Beispiel mal ein Eintrag nicht ankommen und die Teilnehmenden nehmen Kontakt mit dem Support auf, dann kann der Support einfach den jeweiligen Zugangslink einsehen. 

Der Deep-Dive-Workflow ist schon deutlich komplexer als die Zapier Integration am Anfang. Hier sind noch weitere Ideen, die Ihr umsetzen könnt: 

1. Eingehende Facebook- oder LinkedIn-Leads in Euren E-Mail-Verteiler einfließen lassen. In diesem Workflow könntet Ihr zum Beispiel einen Service wie Neverbounce zwischenschalten, der Spam und Trash-E-Mails rausfiltert. 

2. Automatisch auf negatives oder positives Feedback reagieren. Nutzt Ihr z. B. zenloop oder Judge.me? Dann startet einen Workflow bei eingehendem User-Feedback und bedankt oder entschuldigt Euch mit einer E-Mail. 

Fazit: Zapier Integration automatisiert mehr als hunderttausend Tasks pro Monat

Ein Task ist immer ein Schritt in einem Workflow, wie zum Beispiel das Hinzufügen einer Zeile zu einem Spreadsheet. Sicherlich gibt’s noch jede Menge anderer Anbieter, die versuchen diese interessante Nische für sich zu gewinnen. Eines haben sie aber gemeinsam: Sie erleichtern uns Marketers das Leben! Und wenn Ihr Euch mal von unserer Zapier Magic überzeugen lassen möchtet, zum Beispiel durch einen vollkommen automatisch erstellen Google-Kalender-Invite mit persönlichem Zugangslink, kauft doch einfach einen aktuellen Deep Dive bei uns.