Eine virtuelle Mailbox ist ein Service, der eine physische Adressangabe bereitstellt, obwohl man nicht physisch an diesem Ort anwesend sein muss. Diese Dienstleistung empfängt Post und Pakete und stellt diese digital zur Verfügung, indem die physische Post gescannt und dann in einem sicheren Online-Postfach gespeichert wird. So kann man von überall auf der Welt darauf zugreifen. Auch hat man die Option, die Post weiterleiten, lagern oder vernichten zu lassen.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen einer virtuellen Mailbox und einem PO-Box-Service besteht darin, dass eine virtuelle Mailbox eine echte Straßenadresse bietet, während ein PO-Box-Service normalerweise nur eine Postfachnummer zur Verfügung stellt.
Hier sind einige Vorteile einer virtuellen Mailbox:
Eine virtuelle Mailbox kann also eine hilfreiche Lösung sein, wenn man viel unterwegs ist, ein Unternehmen mit mehreren Standorten führt, oder einfach eine zusätzliche Sicherheits- und Organisationsschicht für die Post wünscht. Wie bei jedem Service, sollte man die Kosten und Vorteile abwägen und sicherstellen, dass der Anbieter zuverlässig und vertrauenswürdig ist.
Die Nutzung einer virtuellen Mailbox beginnt mit der Auswahl eines Anbieters und der Einrichtung eines Kontos. Nachdem ein Konto erstellt wurde, wird den Nutzer*innen eine eindeutige Postadresse zugewiesen, die bei der Registrierung gewählt wird. Diese Adresse kann von einer realen Adresse in einer Stadt oder einem Land seiner Wahl sein und wird genutzt, um Post und Pakete zu empfangen.
Wenn Post oder ein Paket an die zugewiesene Adresse geliefert wird, nimmt der Anbieter der virtuellen Mailbox sie in Empfang. Der Anbieter scannt dann die Außenseite des Umschlags oder Pakets und lädt das Bild in das Benutzerkonto hoch. Die Nutzer*innen erhalten eine Benachrichtigung über die ankommende Post, oft per E-Mail oder über eine App.
Sobald die Benachrichtigung eingegangen ist, können die Nutzer*innen entscheiden, wie mit der Post verfahren werden soll. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Man kann die Post öffnen und den Inhalt scannen lassen, sie an eine andere Adresse weiterleiten lassen, sie für eine spätere Abholung aufbewahren lassen oder sie entsorgen lassen.
Falls die Option des Öffnens und Scannens gewählt wird, öffnet der Anbieter den Umschlag oder das Paket und scannt den Inhalt, sodass die Nutzer*innen die digitalisierte Version lesen können. Es ist wichtig zu betonen, dass dieser Vorgang in einer sicheren Umgebung und unter strengen Datenschutzrichtlinien durchgeführt wird.
Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit der physischen Weiterleitung von Post. Das bedeutet, dass die Nutzer*innen entscheiden können, dass bestimmte Poststücke oder Pakete an eine andere, spezifizierte Adresse gesendet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn man physische Dokumente oder Pakete erhält, die nicht digitalisiert werden können.
Falls der/die Nutzer*in nicht in der Lage ist, seine Post sofort zu überprüfen oder weiterleiten zu lassen, bieten viele Anbieter auch eine Lageroption an. In diesem Fall wird die Post sicher aufbewahrt, bis die Nutzer*innen Anweisungen für den weiteren Umgang geben.
Die Entsorgungsoption ist eine weitere wichtige Funktion. Wenn die Nutzer*innen Post erhalten, die sie nicht benötigen oder die man als Spam identifiziert, können sie den Anbieter anweisen, diese Post zu entsorgen. Viele Anbieter sorgen dabei auch für ein umweltfreundliches Recycling der entsorgten Post.
Effiziente und organisierte Postverwaltung: Durch die Digitalisierung der Posteingänge können Unternehmen auf ihre Post zugreifen, wann und wo sie wollen. Das ermöglicht eine schnellere Verarbeitung der eingehenden Informationen. Die Online-Verwaltung erlaubt es den Unternehmen zudem, ihre Post leicht zu kategorisieren, zu archivieren und bei Bedarf zu durchsuchen.
Die virtuelle Mailbox Software bietet eine breite Palette an Einsatzmöglichkeiten, die sie zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Organisationen und Individuen macht.
Digitaler Posteingang
Jette Harm
7.2.2022
Post digitalisieren. Wie du es schaffst, dich von der Zettelwirtschaft zu lösen 
