Was ist Bewerbermanagement?
Bewerbermanagement ist ein Teilbereich des Recruitings. Es beinhaltet alle Methoden, Instrumente und Prozesse, um den Bewerbungsprozess zu verwalten und zu managen. Ein professionelles Bewerbermanagement steigert sowohl die Effizienz des Bewerbungsprozesses, aber führt auch zu einer verbesserten Außenwahrnehmung des Unternehmens. Um Bewerbermanagement zu professionalisieren, kommt spezielle Bewerbermanagement-Software zum Einsatz. Diese ist auch unter den Synonymen E-Recruiting-Software und Applicant-Tracking-System (ATS) bekannt.
Was ist ein Bewerbermanagement-System?
Ein Bewerbermanagement-System ist eine Recruiting-Software, die es ermöglicht die Personalrekrutierung deutlich effizienter zu gestalten, als es bei einem herkömmlichen bzw. manuellen Verfahren der Fall wäre. Entsprechende Tools unterstützen idealerweise bei der Verwaltung des gesamten Rekrutierungsprozesses - von der Organisation der Karriereseite bis zur Planung der Vorstellungsgespräche. Die Systeme helfen Recruiter:innen, die Zeit für das Lesen von Lebensläufen und das allgemeine Screening potenzieller Mitarbeiter:innen stark zu reduzieren. Dokumente werden gesammelt, sortiert sowie organisiert - und das teils automatisiert. Sämtliche Informationen zu Kandidatinnen und Kandidaten befinden sich in einer zentralen für alle Zuständigen leicht erreichbaren Datenbank. Somit können schnell Talent-Pools entwickelt und überblickt werden. Applicant-Tracking-Software wird auch als Recruiting-Software, Recruitment-Software, Recruiting-Management-Software oder Bewerbungs-Management-Software bezeichnet. Dahinter steckt aber immer dieselbe Intention.
Bekannte Anbieter von Bewerbermanagement-Systemen:
Die besten Bewerbermanagement-Softwares im Vergleich 2021
Doch wie findet Ihr die beste Recruiting-Software für Bewerbermanagement? Das ist gar nicht so einfach. Durch die große Anzahl von Anbietern, unterscheiden sich die Softwares in der Preisgestaltung und im Funktionsumpfang teils stark. Welches Applicant-Tracking-System für Euer Unternehmen in Frage kommt, hängt daher von Eurer Unternehmensgröße und Eurem Budget und den von Euch benötigten Funktionen ab. Ein ausführlicher Vergleich der Bewerbermanagement-Systeme ist daher für Euch unerlässlich. Auf OMR Reviews könnt Ihr mithilfe der Erfahrungen und Reviews der Nutzer:innen aus der OMR Community abwägen, welche Software alles bietet, was Ihr benötigt, und Euch darauf basierend entscheiden.
Das zeichnet die besten Bewerbermanagement-Tools aus:
- Sichten, (automatisiertes) Sammeln sowie Sortieren von Bewerbungsdokumenten aller Art und weiteren Informationen zu Kandidatinnen und Kandidaten in der Recruitement-Software
- Anlage, Weiterentwicklung und Verwaltung von Talent-Pools und Personalakten innerhalb eines benutzerdefinierten Workflows im Recruiting-Tool
- Effiziente Kommunikation zwischen Abteilungen, Recruiter:innen und Bewerber:innen
- Rechtliche Sicherheit wie DSGVO-Konformität bei der Datensammlung in der HR-Software
- Möglichkeiten zur Individualisierung der Bewerbungsprozesse
- Schnelle Einarbeitung und einfache Bedienung durch hohe Benutzerfreundlichkeit
- Kostenloser, zuverlässiger und schneller Support und Service
- Cloud-Lösung ermöglicht lückenlose und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Welche Vorteile haben Bewerbermanagement-Tools genau?
Bewerbermanagement-Tools bieten, wie eingangs schon angedeutet, einige Vorteile für Euer HR-Management. Welche Vorzüge das genau sind, erfahrt Ihr im folgenden.
- Talent-Pools: Der (automatisierte) Aufbau von Talent-Pools und Talent-Pipelines mit qualifizierten Kandidaten ermöglicht es dem Rekrutierungsteam, die Besetzungszeiten und die Kosten pro Einstellung zu reduzieren. So können die Personen, die in Zukunft vielleicht einzustellen sind, zielgenau und effizient warmgehalten werden. Auf diese Weise fängt der Rekrutierungsprozess bzw. dessen Organisation nicht jedes Mal bei null an, wenn eine neue Anfrage eintrifft.
- Abteilungsübergreifende Prozesse: Die Applicant-Tracking-Software wird in erster Linie von Personaler:innen verwendet. Entsprechende Lösungen bieten jedoch häufig auch die Möglichkeit, Abteilungsleiter:innen und andere Mitarbeiter:innen weiterer Bereiche des Unternehmens direkt in den Rekrutierungsprozess einzubeziehen. So sind Mitarbeiterempfehlungen, die sich immer wieder als sehr ergiebig erweisen, aber auch direktes Feedback zu den Kandidatinnen und Kandidaten aus den Abteilungen, in denen sie später tätig sein sollen, möglich.
- Social-Media: Soziale Netzwerke werden im Recruiting immer wichtiger. Potenzielle Mitarbeiter:innen sehen sich heute tatsächlich verstärkt in entsprechenden Kanälen nach passenden Stellen um. In vielen Branchen ist es bereits Teil der Erwartungshaltung von Bewerber:innen, dort geeignete Positionen ausmachen zu können. Das bedeutet für Unternehmen natürlich zusätzliches Potenzial. Oft bietet Software für Bewerbermanagement die Möglichkeit, auch Social-Media-Recruiting zu organisieren.
- Einstellung und Onboarding: Bei der Verwendung eines Applicant-Tracking-Tools geht es nicht nur um die Optimierung des Rekrutierungsprozesses, sie bietet auch Vorteile darüber hinaus. So hilft sie durch die Schaffung schneller, effizienter Abläufe beim Bewerbungsprozess unter anderem, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen gleich ein gutes Gefühl bei ihrem Start im Unternehmen haben. Zahlreiche Untersuchungen belegen, dass die Personalabteilung – gerade bei gefragten Fachkräften - in den ersten 90 Tagen besser einen besonders guten Eindruck auf neue Mitarbeiter:innen machen sollte, da sonst das Risiko für Probleme bei der Bindung dieser erheblich steigt.
- Analytics: Arbeitgeber sollten ihren Einstellungsprozess durch den Einsatz intelligenter Bewerbermanagement-Tools nicht nur optimal organisieren, sondern auch nachhaltig verstehen. Derartige Anwendungen bieten Gelegenheit, zahlreiche Daten zu erheben, die das Recruiting-Team noch effektiver machen. Zu erkennen sind unter anderem die Produktivität der Personaler:innen, die Kosten pro Einstellung, die Aufwände pro Kandidat:in für verschiedene Jobbörsen und andere bezahlte Medien sowie weitere Schlüssel-Metriken.
- Cloud-basierte Lösung: Nicht wenige Personaler:innen arbeiten tatsächlich noch ausschließlich mit einer On-Premise-Lösung. Die faktisch zahlreichen Vorteile einer Cloud-Architektur werden nicht genutzt. In manchen Fällen sind solche vor Ort installierten Programme zwar sehr nützlich – sie bieten zum Beispiel Vorteile in puncto Datenschutz – die Cloud sollte jedoch immer in Erwägung gezogen werden. Denn hier sind langfristige Kosten sowie Verwaltungsaufwände in der Regel geringer und schnelle Zugriffszeiten bzw. flüssige Workflows gewährleistet – und das von überall her.
- Angepasste feste Workflows: Eine moderne Applicant-Tracking-Software ermöglicht es Personaler:innen, einen festen Rekrutierungsprozess aufzubauen, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Einzigartige Workflows für die Bearbeitung von Bewerbungen, das Screening von Bewerbern, die Pflege mit Employer-Branding-Inhalten, das Sammeln von Feedback usw. können zu einem sehr effizienten Recruiting führen. Besondere Relevanz hat dies, wenn der Betrieb unterschiedliche Talent-Pools – zum Beispiel Software-Ingenieure wie auch LKW-Fahrer – vereint, die normalerweise immer ihre ganz eigenen Workflows im Recruiting erfordern.
Worauf sollte man bei der Anschaffung einer HR-Software für Bewerbermanagement besonders achten?
Bewerbermanagement-Softwares bringen in der Regel enorm viele Funktionalitäten mit. Das macht es auf dem ohnehin schon großen Markt natürlich nicht einfacher, einen hinreichenden Überblick zu bekommen und schließlich das perfekte Tool für die eigenen Bedarf zu finden. Daher haben wir Dir nachfolgend einige zentrale Faktoren zusammengestellt, auf die Du bei Deiner Wahl achten solltest.
Unternehmensanforderungen
Die Erfassung der geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens bzw. deren Übertragung auf die Wahl der Applicant-Tracking-Software ist elementar, um das perfekte System zu finden. Der Markt bietet für nahezu jeden Unternehmenstyp die passende Lösung. Manche Anbieter haben verschiedene Pakte für unterschiedliche Anforderungen und Geldbeutel im Programm. Bei einer so wichtigen Sache wie dem Recruiting sollten keine Kompromisse gemacht werden. Entsprechende Prozesse sind fast immer aufwendig, womit unbedingt darauf zu achten ist, dass die Applicant-Tracking-Software diese auch speziell im eigenen Unternehmenskontext wirklich effizienter gestalten kann. Und letztendlich kann sich heute kein Betrieb mehr leisten, die besten Bewerber nicht auf sich aufmerksam zu machen. Die vollumfänglich vereinfachte Verwaltung des Recruitings und die optimale Ansprache der besten Bewerber bezogen auf die eigenen Unternehmensanforderungen sollten mit dem Tool der Wahl also möglich sein. Einfach eine Lösung zu wählen, die „alles“ kann, ist aber nicht zu empfehlen. Denn somit sind wahrscheinlich zahlreiche Funktionen integriert, die gar nicht gebraucht werden. Das wiederum kann zu Usability-Einschränkungen führen und dem Recruiting-Prozess wieder Effizienzeinbußen bescheren. Außerdem bedeutet eine solche Anschaffung rausgeschmissenes Geld – denn sehr leistungsstarke Programme kosten selbstverständlich auch mehr.
Kommunikations- und Kooperationsoptimierung
Einer der Hauptvorteile des Einsatzes einer Recruiting-Software besteht darin, dass das gesamte Rekrutierungsteam auf der Plattform kollaborativ zuarbeiten kann. Alle am Rekrutierungsprozess Beteiligten haben idealerweise zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den richtigen Informationen. So sind sämtliche Involvierten stets auf Stand und können sich präzise auf To-dos vorbereiten. Entsprechende Workflows sind bestenfalls individuell einstellbar. Weiterhin ist es oft sinnvoll, anderen Abteilungen – insbesondere diesen, in denen die potenziellen Mitarbeiter:innen schließlich arbeiten sollen - ebenfalls Zugang zu den Prozessen zu verschaffen, um direktes Feedback zu den Bewerber:innen zu erhalten. Ein gutes Applicant Tracking System macht es sämtlichen Prozessbeteiligten leicht, auf die Software zuzugreifen und bei Bedarf miteinander zu kommunizieren – auch abteilungsübergreifend.
Social-Media-Rekrutierung
Personaler:innen müssen soziale Medien in aller Regel in ihre Mitarbeiter:innen-Suche einbeziehen. Die Spitzentalente, die jeder für die Besetzung der offenen Stellen sucht, halten sich in den meisten Branchen mittlerweile verstärkt in sozialen Medien auf - suchen dort nach Unternehmensinformationen, Stellen und vernetzen sich. Somit sollten auch Unternehmen dort hinreichend präsent sein. Es gilt also darauf zu achten, dass das Bewerbermanagement-System der Wahl Social-Recruiting bestmöglich unterstützt. Das gilt nicht nur für die Verwaltung von Stellenanzeigen und die nachträgliche Organisation der Bewerber:innen, sondern auch in puncto Tracking bzw. Datenerhebung.
Unkomplizierte Integration
Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es sinnvoll sein, das Applicant-Tracking-System (ATS) mit einigen anderen Tools gemeinsam zu verwenden. Im Allgemeinen haben Unternehmen das Bedürfnis, ihre Website mit der ATS zu verbinden, damit sie Bewerber:innen direkt von dort beziehen können. Im Falle größerer Konzerne muss die Software für Bewerbermanagement unter Umständen mit einem Personalinformationssystem oder anderen Management-Programmen zusammenarbeiten. Bevor man sich für eine ATS entscheidet, sollte man also unbedingt klären, ob die richtigen Schnittstellen vorhanden sind.
Aufgaben- und Workflow-Automatisierung
Die Automatisierung von Aufgaben ist im Allgemeinen eine zentrale Erwartung an eine Applicant-Tracking-Software. Ein gutes System kann dabei helfen, unnötige Verzögerungen und Hindernisse aus dem Rekrutierungs-Workflow auszuschließen, indem zum Beispiel Erinnerungen und Benachrichtigungen automatisiert ausgespielt werden, um verschiedenste Erfordernisse einzuhalten. Weiterhin übernehmen einige Programme die Bewerberorganisation weitgehend ohne Zutun durch die Personaler:innen. Es ist zum Beispiel möglich, ungeeignete Kandidaten:innen sofort vom System herausfiltern zu lassen.
Datenmigration
Bei der Migration auf ein neues Bewerbermanagement-Tool müssen Unternehmen – sofern bereits vorher digitalisiertes Recruiting betrieben wurde - ihre Bewerberdatenbank inklusive digitaler Personalakten übertragen und umstellen. Ein Applicant-Tracking-System sollte es den Benutzer:innen ermöglichen, entsprechende Informationen ohne großen Aufwand zu importieren. Weiterhin ist es mitunter wichtig, auch systemexterne Daten und Dateien, wie beispielsweise direkte E-Mails und dortige Informationen, leicht einpflegen zu können. Somit muss – falls einmal Bewerbungen abseits der Software eintreffen - nicht wieder auf mehreren Wegen organisiert werden.
Monitoring
Bewerber-Management-Software bietet Unternehmen mitunter Zugang zu verschiedenen Rekrutierungskanälen und lässt entsprechende Vorgänge verwalten. Optimalerweise bietet das System zudem spezifische Analytics-Tools für diese Vorgänge. Applicant-Tracking-Software macht es nicht nur allen Beteiligten leichter, wichtige Informationen zu speichern, zu organisieren und jederzeit auf sie zuzugreifen, sondern bietet über KPIs auch Einblicke in die Kandidatenqualitäten, die Annahme der einzelnen Kanäle sowie dortiger Anzeigen und einiges mehr. Falls solche Helfer nicht direkt integriert sind, sollten sie zumindest per Schnittstelle anzubinden sein. Diese Informationen und der darauf aufbauende organisierte Prozess können dem Unternehmen helfen, eine gezielte Rekrutierungs- und Einstellungsstrategie zu entwickeln bzw. umzusetzen. Unter fortwährendem Monitoring und betreffenden Anpassungen werden Prozesse zunehmend effizienter. Demzufolge verbessert sich aber nicht nur die Qualität des gesamten Recruitings, es können auch noch die Kosten pro Einstellung gesenkt werden. Am Ende steht ein besserer, schnellerer und kostengünstigerer Einstellungsprozess.
Was kostet ein Bewerbermanagement System?
Die Kosten von HR-Software im Bereich Bewerbermanagement sind bei allen Anbietern unterschiedlich. So gibt es sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Bewerbermanagement-Tools. Außerdem bieten alle Hersteller kostenlose Probeversionen ihrer HR-Softwares an.
Kostenpflichtige Bewerbermanagement- bzw. Recruiting-Software
Kostenpflichtige Bewerbermanagement-Porgramme liegen preislich in der Regel zwischen 20 und 500 Euro pro Monat. Die große Preisdifferenz ergibt sich daraus, dass sich der Umfang an Funktionen bei den verschiedenen HR-Softwares stark unterscheidet. Manche Recruiting-Softwares bieten auch eigene Bewerberbörsen oder erheblichen Support an.
Anbieter von kostenpflichtigen Bewerbermanagement-Tools
Wir bemühen uns die Preise aktuell zu halten und prüfen daher häufig ihre Aktualität. Dennoch kann es sein, dass diese von den tatsächlichen Kosten für den Bewerbermanagement-Softwares abweichen. Bewertungen dieser Tools für Bewerbermanagement findet Ihr auf der jeweiligen Produktseite.
Kostenlose Bewerbermanagement-Software
Kostenlose Bewerbermangement-Software ist eher die Ausnahme als die Regel. Alternativ zu professionellen Tools bietet es sich daher für kleine Unternehmen und Start-ups an, auf Softwares wie Excel oder Google Sheets zurückzugreifen, um Bewerbungen und Bewerbungsverfahren von Kandidatinnen und Kandidaten zu dokumentieren. Bei den unten aufgeführten Recruiting-Softwares für das Bewerbermanagement, handelt es sich vorwiegend um kostenlose Versionen der Softwares mit limitieren Funktionen.
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