External Training Software & Tools im Vergleich

Was ist External Training Software?

External Training Software ist eine spezielle Form eines Learning Management Systems (LMS), die darauf ausgerichtet ist, die Schulungs- und Weiterbildungsanforderungen von externen Stakeholdern eines Unternehmens zu erfüllen. Zu diesen externen Gruppen gehören Kund*innen, Geschäftspartner*innen, Lieferanten oder manchmal auch die breite Öffentlichkeit. Diese Art von Software ermöglicht es Unternehmen, Schulungsmaterialien und -programme bereitzustellen, um beispielsweise Produktwissen zu vermitteln, Compliance-Standards zu erfüllen oder die Fähigkeiten und Kenntnisse von Partnern und Lieferanten zu verbessern.

Unterschied: Interne vs. externe Trainings-Systeme

Im Gegensatz zu LMS-Systemen für die interne Weiterbildung, die auf die Schulung der eigenen Mitarbeiter*innen ausgerichtet sind, zielt eine External Training Software darauf ab, Externen einen einfachen Zugang zu Lernressourcen zu ermöglichen. Sie bietet oft Funktionen wie Self-Service-Registrierung, Branding-Anpassungen und manchmal auch E-Commerce-Funktionen, um Schulungsmaterialien zu verkaufen. Während interne LMS-Systeme in der Regel stark in die internen HR- und IT-Systeme integriert sind, sind External Training Software-Lösungen oft flexibler und offener gestaltet, um eine breite Palette von externen Benutzer*innen unterstützen zu können. Sie ermöglichen es den Unternehmen, ihre Weiterbildungsziele über ihre organisatorischen Grenzen hinaus zu erweitern und dabei gleichzeitig die Beziehungen zu wichtigen externen Stakeholdern zu stärken und zu pflegen.

Funktionen von External Training Software

Zugänglichkeit für Externe

Die Zugänglichkeit für externe Benutzer*innen ist eine der zentralen Funktionen einer External Training Software. Diese Software ermöglicht eine einfache Self-Service-Registrierung und einen unkomplizierten Zugang zu Schulungsmaterialien für externe Stakeholder wie Kund*innen, Partner*innen oder Lieferanten. Im Gegensatz zu internen LMS-Systemen, die oft eine manuelle Benutzerverwaltung erfordern, bieten External Training Software-Lösungen in der Regel Möglichkeiten für externe User*innen, sich selbst zu registrieren, ihr Passwort zurückzusetzen und ihre eigenen Lernpfade zu verwalten. Dies erleichtert die Skalierung der Schulungsinitiativen auf eine große Anzahl von Personen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand zu erzeugen.

Branding und Anpassung

Die Möglichkeit zur Anpassung des Brandings und der Benutzeroberfläche ist eine weitere wichtige Funktion. Unternehmen können die Software so anpassen, dass sie ihre Marke repräsentiert, indem sie ihr Logo, ihre Farben und andere Markenelemente integrieren. Dies schafft eine konsistente und professionelle Erfahrung für die Lernenden. Darüber hinaus können Unternehmen oft die Struktur und das Layout der Kurse und Materialien anpassen, um sie an ihre spezifischen Schulungsanforderungen und -ziele anzupassen.

Inhaltsverwaltung und -bereitstellung

In der External Training Software ist eine robuste Inhaltsverwaltungsfunktion entscheidend. Sie ermöglicht das Hochladen, Organisieren und Bereitstellen von Schulungsmaterialien in einer strukturierten und benutzerfreundlichen Weise. Dies kann Textdokumente, Präsentationen, Videos, Quizze und interaktive Module umfassen. Die Inhaltsverwaltungsfunktion unterstützt auch verschiedene Dateiformate und Medientypen, und ermöglicht es den Trainer*innen, Kurse zu erstellen und zu modifizieren, um den Lernbedürfnissen der externen Stakeholder gerecht zu werden.

Tracking und Berichterstattung

Tracking- und Berichterstattungsfunktionen sind für die Überwachung des Lernerfolgs und die Messung der Wirksamkeit der Schulungsprogramme unerlässlich. Durch das Tracking der Fortschritte, der Abschlussraten und der Leistungen der Lernenden können Unternehmen die Effektivität ihrer Schulungsinitiativen bewerten und verbessern. Weiterhin ermöglicht die Berichterstattung eine effiziente Kommunikation der Ergebnisse an interne und externe Stakeholder und bietet die notwendige Dokumentation für Compliance-Anforderungen.

Zertifizierung und Compliance

Die Fähigkeit, Zertifizierungsprogramme durchzuführen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu überprüfen, ist eine weitere zentrale Funktion von External Training Software. Unternehmen können Zertifizierungen für die Absolvierung bestimmter Kurse oder Schulungsprogramme anbieten und gleichzeitig sicherstellen, dass externe Stakeholder die notwendigen Compliance-Schulungen absolvieren. Diese Funktion unterstützt auch die Verwaltung und Nachverfolgung von Zertifikaten und bietet oft integrierte Tests und Prüfungen, um das Verständnis und die Kompetenz der Lernenden zu überprüfen.

An wen richtet sich External Training Software?

Endkund*innen

Kund*innen sind eine der primären Zielgruppen für External Training Software. Unternehmen nutzen diese Plattformen, um Käufer*innen über ihre Produkte oder Dienstleistungen zu informieren und zu schulen. Dies kann insbesondere in technisch anspruchsvollen oder regulierten Branchen von Bedeutung sein. Durch die Bereitstellung von Schulungsmaterialien können Kund*innen besser verstehen, wie sie ein Produkt effektiv nutzen können, was wiederum die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung erhöht. Beispielsweise können Softwareunternehmen Tutorials und Zertifizierungskurse anbieten, um Kund*innen dabei zu unterstützen, ihre Produkte effektiv zu nutzen und das Beste aus ihrer Investition herauszuholen.

Partner*innen und Reseller

Partner*innen und Reseller sind eine weitere wichtige Zielgruppe für External Training Software. Durch die Bereitstellung von Schulungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Wiederverkäufer über das notwendige Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um ihre Produkte oder Dienstleistungen effektiv zu vermarkten und zu verkaufen. Dies kann auch zur Einhaltung von Markenrichtlinien und Qualitätsstandards beitragen. Beispielsweise können Hersteller von technischen Geräten oder Software Schulungsprogramme für ihre Vertriebspartner bereitstellen, um sicherzustellen, dass diese über ausreichende Produktkenntnisse verfügen und in der Lage sind, Kund*innen kompetent zu beraten.

Lieferanten

Lieferanten können ebenfalls von External Training Software profitieren, insbesondere wenn sie in engem Kontakt mit dem Unternehmen stehen und gemeinsame Qualitäts- oder Compliance-Ziele verfolgen. Unternehmen können ihre Lieferanten über wichtige Prozesse, Standards oder Compliance-Anforderungen schulen, um die Qualität und Effizienz der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten. Dies ist besonders in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen oder hohen Qualitätsstandards von Bedeutung. Beispielsweise können Automobilhersteller Schulungsprogramme für ihre Zulieferer bereitstellen, um sicherzustellen, dass diese die erforderlichen Qualitätsstandards und Compliance-Richtlinien erfüllen.

Externe Mitarbeiter*innen und Freiberufler*innen

Externe Mitarbeiter*innen und Freiberufler*innen sind oft auf die gleiche Art und Weise auf Schulungen angewiesen wie interne Mitarbeiter, jedoch können ihre Schulungsbedürfnisse und -anforderungen unterschiedlich sein. External Training Software ermöglicht es Unternehmen, spezifische Schulungsprogramme für externe Mitarbeitende bereitzustellen, um sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dies kann sich auf die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, die Nutzung spezifischer Tools oder die Verständigung über die Unternehmenskultur beziehen. Durch die Bereitstellung von angepassten Schulungen können Unternehmen die Qualität und Effizienz der von Externen und Freiberufler*innen geleisteten Arbeit verbessern.

Vorteile von External Training Software

Die Implementierung einer External Training Software bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, insbesondere aus der Perspektive eines Unternehmens. 

Erweiterte Schulungsmöglichkeiten

Mit einer External Training Software können Unternehmen Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten weit über die Grenzen ihrer internen Mitarbeitenden hinaus ausdehnen. Sie ermöglicht es, Kund*innen, Partner*innen, Lieferanten und anderen externen Stakeholdern wertvolle Schulungen anzubieten. Dies kann helfen, Produktkenntnisse zu vertiefen, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu fördern und die Beziehungen zu diesen wichtigen Gruppen zu stärken.

Markenbindung und Kundenbindung

Durch die Bereitstellung von Schulungen und Weiterbildungen können Unternehmen eine stärkere Bindung zu ihren Kund*innen und Partner*innen aufbauen. Wenn Kund*innen und Partner*innen besser verstehen, wie sie Produkte oder Dienstleistungen effektiv nutzen können, sind sie eher zufrieden und treu gegenüber dem Unternehmen. Dies kann auch dazu beitragen, ein positives Markenimage zu schaffen und die Markenloyalität zu fördern.

Effizienz und Skalierbarkeit

Die automatisierten und selbstgesteuerten Funktionen einer External Training Software ermöglichen eine effiziente und skalierbare Schulungsbereitstellung. Unternehmen können eine breite Palette von Schulungsmaterialien zentral verwalten und an eine große Anzahl von externen Benutzern bereitstellen, ohne einen proportionalen Anstieg des administrativen Aufwands. Dies ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen oder Unternehmen mit einer großen Anzahl von externen Stakeholdern.

Kostenreduzierung

Durch den Einsatz einer External Training Software können Unternehmen die Kosten für die Schulung externer Stakeholder erheblich senken. Im Vergleich zu traditionellen, persönlichen Schulungen ermöglicht die Online-Schulung eine schnellere, kostengünstigere Bereitstellung von Schulungsmaterialien. Die Möglichkeit, Schulungen auf Abruf anzubieten, reduziert auch die Notwendigkeit für Reisekosten und andere mit persönlichen Schulungen verbundene Ausgaben.

Messbare Ergebnisse und Performance-Tracking

Die Möglichkeit, den Fortschritt und die Leistung der Lernenden zu verfolgen und zu messen, ist ein weiterer wesentlicher Vorteil. Unternehmen können wertvolle Einblicke in die Wirksamkeit ihrer Schulungsprogramme erhalten und datengestützte Entscheidungen treffen, um ihre Schulungsinitiativen zu verbessern. Die Berichterstattungsfunktionen ermöglichen es auch, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu überwachen und zu dokumentieren, was insbesondere in regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung ist.

Verbesserte Produkt- und Service-Qualität

Durch die Bereitstellung von Schulungen können Unternehmen die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern. Wenn externe Stakeholder wie Lieferanten und Partner besser geschult sind, können sie höhere Qualitätsstandards einhalten und effektiver mit dem Unternehmen zusammenarbeiten. Dies führt zu einer besseren Produktqualität und einer effizienteren Dienstleistungserbringung, was wiederum die Kundenzufriedenheit und die Geschäftsergebnisse verbessern kann.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Die External Training Software bietet eine hohe Flexibilität und Anpassbarkeit, um den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens gerecht zu werden. Sie ermöglicht eine maßgeschneiderte Gestaltung von Schulungsmaterialien und -programmen, was eine personalisierte Lernerfahrung für externe Stakeholder fördert und gleichzeitig die Unternehmensziele unterstützt.

Auswahlprozess für die passende External Training Software

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Zunächst führt man eine gründliche Bedarfsanalyse durch. Hierbei identifiziert und dokumentiert man die spezifischen Anforderungen und Ziele, die mit der External Training Software erreicht werden sollen. Dies beinhaltet die Identifikation der Zielgruppen, die geschult werden sollen, die Art der Inhalte, die bereitgestellt werden sollen, sowie spezifische Funktionen und Integrationsanforderungen. Ein klares Verständnis der eigenen Bedürfnisse ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Lösung.

Schritt 2: Marktforschung und Erstellung einer Long List

Basierend auf der Bedarfsanalyse führt man eine umfassende Marktforschung durch, um die verfügbaren External Training Software-Lösungen zu identifizieren. Man recherchiert online, sucht nach Empfehlungen von Branchenkollegen und wertet möglicherweise auch Berichte von Analysten aus. Aus dieser Recherche erstellt man eine Long List von Software-Lösungen, die potenziell den festgelegten Anforderungen entsprechen.

Schritt 3: Feature-Vergleich und Erstellung einer Short List

Nachdem man eine Long List erstellt hat, vergleicht man die Funktionen und Eigenschaften der verschiedenen Software-Lösungen miteinander. Man prüft, welche Lösungen die benötigten Funktionen bieten und welche die besten Bewertungen und Empfehlungen haben. Auf dieser Grundlage erstellt man eine Short List von Lösungen, die für eine nähere Betrachtung in Frage kommen.

Schritt 4: Anforderung von Demos und Produktpräsentationen

Mit der Short List von Lösungen in der Hand, kontaktiert man die Anbieter und bittet um Demos oder Produktpräsentationen. In diesen Sitzungen kann man sich ein klares Bild von den Funktionen, der Benutzeroberfläche und der Benutzerfreundlichkeit der Software machen. Es ist auch eine gute Gelegenheit, spezifische Fragen zu stellen und die Fähigkeit des Anbieters zu beurteilen, den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Schritt 5: Einholen von Angeboten und Überprüfung der Kosten

Nach den Demos und Produktpräsentationen holt man Angebote von den Anbietern ein und überprüft die Kosten im Detail. Dies sollte nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch die Kosten für Implementierung, Schulung, Support und zukünftige Upgrades beinhalten. Eine gründliche Kostenanalyse hilft dabei, die Gesamtkosten des Besitzes zu verstehen und sicherzustellen, dass die Lösung im Budgetrahmen liegt.

Schritt 6: Referenzchecks

Es ist ratsam, Referenzen von anderen Unternehmen einzuholen, die die in Betracht gezogenen Software-Lösungen bereits verwenden. Durch Gespräche mit diesen Referenzen kann man ein besseres Verständnis für die Stärken und Schwächen der Lösungen sowie für die Erfahrungen anderer Kunden mit dem Anbieter erhalten.

Schritt 7: Endgültige Entscheidung und Vertragsverhandlung

Nach all diesen Schritten trifft man eine informierte, endgültige Entscheidung und wählt die External Training Software aus, die am besten den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Anschließend geht man in die Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter, um die besten Bedingungen zu sichern, und plant die Implementierung der Software in der Organisation.