Kompetenzmanagement in der Personalentwicklung richtig anwenden

Motivierte und kompetente Mitarbeiter*innen sind ein Schlüsselfaktor für den langfristigen Unternehmenserfolg. Gleichzeitig gilt es, die Leistungsfähigkeit jeder und jedes Einzelnen systematisch zu erfassen, um geeignete Qualifizierungsmaßnahmen ableiten zu können. Deswegen sind Kompetenzmodelle ein beliebtes Instrument in der Personalentwicklung. Wie Ihr erfolgreich ein Kompetenzmanagement-Konzept erstellt, zeigt Euch unsere Gastautorin Linh Grethe in diesem Artikel.

Was ist Kompetenzmanagement?

Laut Definition ist Kompetenzmanagement die Praxis, die Schlüsselkomponenten zu identifizieren, die für einen*eine Mitarbeiter*in notwendig sind, um die Zielleistung in seiner*ihrer spezifischen Rolle zu erreichen. Weiterhin dann diese Kompetenzen zu entwickeln und zu optimieren, um sie bestmöglich auf die Unternehmensstrategie einer Organisation abzustimmen. 

Aufgaben des Kompetenzmanagements in der Personalentwicklung: 

• Identifikation von Schlüsselkompetenzen 
• Ermittlung von Potenzialen, Talente durch Diagnose von Mitarbeiter*in- und Teamkompetenzen
• Schließung von Kompetenzlücken durch zielgerichtete Kompetenzentwicklung
• Verhinderung der Kompetenzabwanderung
• Bedarfsorientierte Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle von nachhaltigen Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen

Ziele des Kompetenzmanagements in der Personalentwicklung:

• Fähigkeiten und Fertigkeiten von Mitarbeiter*innen durch effiziente Steuerung und Lenkung maximal nutzen
• Besseres Steuern und Kontrollieren der Personal- und Organisationsentwicklung
• Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sicherstellen 
  

Was sind Kompetenzen?

Um die Bedeutung von Kompetenzmanagement zu verstehen, ist es hilfreich, zunächst die Kompetenzen selbst zu betrachten.

Für Kompetenz gibt es bis heute keine allgemein anerkannte Definition. Kurz zusammengefasst sind Kompetenzen, Fähigkeiten zur Selbstorganisation. Das heißt, das Wissen und Können so zu verbinden, dass berufsbezogene Aufgaben den Anforderungen gemäß selbstständig, eigenverantwortlich und situationsgerecht zu bewältigen sind. Oder einfacher ausgedrückt: Durch Eure Stärken die Arbeit selbstständig erleichtern.

Dabei lassen sich Kompetenzen in vier Kompetenzfelder unterscheiden: 

1. Personale Kompetenz: Fähigkeit, selbstkritisch zu sein sowie produktive Einstellungen, Werthaltungen und Ideale zu entwickeln (Bspw.: Eigenverantwortung, Loyalität)
2. Aktivitäts- und Handlungskompetenz: Fähigkeit, das Wissen, die Ergebnisse, soziale Kommunikation sowie persönliche Werte und Ideale aktiv umzusetzen und dabei alle anderen Kompetenzen zu integrieren (Bspw.: Initiative, Belastbarkeit) 
3. Sozial-kommunikative Kompetenz: Fähigkeit, sich mit anderen auseinanderzusetzen, kreativ zu kooperieren und zu kommunizieren (Bspw.: Konfliktmanagement, Kommunikationsfähigkeit)
4. Fach- und Methodenkompetenz: Fähigkeit, mit fachlichem und methodischem Wissen komplexe Probleme zu lösen (Bspw.: Kreativitätstechniken, Problemlösungsfähigkeit)

Diese vier Dimensionen lassen sich weiter differenzieren und kombinieren. Ergebnis ist ein umfangreicher Kompetenz-Atlas von Prof. Dr. John Erpenbeck und Prof. Dr. Volker Heyse mit 64 Teilkompetenzen: 

Quelle: https://www.kodekonzept.com/wissensressourcen/kode-kompetenzatlas/

Warum ist Kompetenzmanagement in der Personalentwicklung wichtig?

Strukturiertes Kompetenzmanagement ermöglicht die Personalentwicklung mit Weitblick. Die Weiterentwicklung kann für jede*n einzelne*n Mitarbeiter*in entlang der Unternehmensstrategie sowie seines persönlichen und beruflichen Karrierewegs gestaltet und in Personalentwicklungsgesprächen klar kommuniziert werden. Dies erleichtert einerseits die gemeinsame Vereinbarung von Zielen, andererseits die Leistungsbeurteilung. Durch das frühzeitige Erkennen der Kompetenzlücken kann die Personalabteilung schnell handeln, wie durch ein Upskilling.

Dadurch sind Eure Mitarbeiter*innen agil und können bei den sich stetig verändernden Anforderungen des Arbeitsmarktes mithalten. Die Mitarbeitendenbindung wird verbessert, und Mitarbeiter*innen, die das Gefühl haben, dass Ihr Führungsteam in sie investiert, bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit an ihrem Arbeitsplatz. Dadurch bleiben die wertvollen Fähigkeiten und Kenntnisse innerhalb der Organisation. 

Eine starke Kultur des Kompetenzmanagements wird es einem Unternehmen ermöglichen, sowohl die Mitarbeiter*innen- als auch die Organisationskompetenz zu entwickeln und damit einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes zu schaffen.

5 Schritte zu einem strategischen Kompetenzmanagement-Konzept in der Personalentwicklung

Mit dem folgenden Fünf-Stufenplan könnt Ihr schnell und einfach ein Kompetenzkonzept in Eurem Unternehmen einführen. Wichtig für den Erfolg ist, dass das Kompetenzmodell spezifisch den innerbetrieblichen Anforderungen, dem Wertesystem und den Unternehmenszielen angepasst wird. 

Schritt 1: Zieldefinition

Vorab müsst Ihr festlegen, welche Entwicklungen Euer Unternehmen in Zukunft anstrebt. Davon leitet Ihr dann spezifische Wachstumsziele ab. 

Schritt 2: Bedarfsanalyse

Im nächsten Schritt gilt es den Personalbedarf unter Berücksichtigung interner und externer Rahmenbedingungen zu ermitteln. Dabei ist zu überlegen, welche Kompetenzen für die angestrebte Unternehmensentwicklung nötig sind. In welchen Bereichen sollen diese Kompetenzen aufgebaut und welche Beschäftigten müssen dafür gefördert werden?

Schritt 3: Analysephase

Anschließend steht die Analyse bereits vorhandener Kompetenzen an. Über welche Skills verfügen Eure Mitarbeiter*innen bereits, worin liegen Ihre Stärken und welche Kompetenzen müssen weiterentwickelt werden? Hierbei ist eine IST- und SOLL-Analyse hilfreich.

Schritt 4: Personalentwicklungsmaßnahmen

Jetzt wird ermittelt, welche Maßnahmen erforderlich sind, um die festgelegte Ziele umzusetzen. Die Ableitung von Einzelmaßnahmen sollte sich dabei immer an den Kompetenzen und Erfahrungen des Einzelnen orientieren. 

Schritt 5: Erfolgsmessung 

Im letzten Schritt überprüft Ihr, ob die umgesetzten Maßnahmen auch erfolgreich waren. Dies kann mittels quantitativer oder qualitativer Messung geschehen. In der abschließenden Evaluationsphase ist es ebenfalls wichtig, die Zufriedenheit Eurer Angestellten zu berücksichtigen, um Weiterentwicklungsmaßnahmen zukünftig weiterhin zu optimieren. 

3 Tipps zum Kompetenzmanagement in der Personalentwicklung

Tipp Nr. 1: 

Versucht bei der Ermittlung des Bedarfs in Eurem Unternehmen so konkret wie möglich zu sein. Nur so könnt Ihr möglichst genau bestimmen, welche Art von Personalentwicklung für Euer Unternehmen und Eure Mitarbeiter*innen sinnvoll wäre. Entscheidend ist auch zu prüfen, welches Budget Ihr als Unternehmen pro Mitarbeiter*in, den/die Ihr fördern möchtet, investieren könnt. 

Tipp Nr. 2: 

Eure Mitarbeiter*innen haben die unterschiedlichsten Entwicklungswünsche und Bedürfnisse. Eine one-size-fits-all Lösung ist hier fehl am Platz. Stellt die Entwicklungspläne individuell mit jedem*jeder Angestellten zusammen und ermöglicht ihm*Ihr, die richtigen Maßnahmen selbst zu wählen. Euer Unternehmen könnte auch ein Entwicklungsbudget bereitstellen, über das jede*r Mitarbeiter*in frei verfügen kann. 

Tipp Nr. 3: 

Dran bleiben! Durch regelmäßige Feedbackgespräche könnt Ihr sicherstellen, dass Eure Mitarbeiter*innen an Ihren Zielen dranbleiben. Wichtig ist hierbei zu überprüfen, ob die Zielsetzung, die Ihr Euch gemeinsam überlegt habt, tatsächlich machbar ist. Ist das nicht der Fall, solltet Ihr das jeweilige Kompetenzmanagement-Konzept anpassen. Denn an einem Ziel zu arbeiten, das einem selbst nicht machbar erscheint, kann die Motivation hemmen. 

Hilfreiche Tools für die Erstellung eines Kompetenzmanagement-Konzepts

Generell ist es möglich, das Kompetenzmanagement ohne digitale Unterstützung im Unternehmen zu etablieren. In diesem Fall müssen die Informationen und Ergebnisse schriftlich in Papierform zusammengetragen werden. Es erfordert leider zu viel Zeit und Ressourcen. Außerdem ist es schwierig, Mitarbeiter*innen und deren Kompetenzen zu vergleichen. Daher ist es ratsam, in der Praxis mit einer Kompetenzmanagement-Software zu arbeiten. Für welche Kompetenzmanagement-Software Ihr Euch entscheiden solltet, hängt primär vom Einsatzgebiet ab. 

Wir haben für Euch drei spannende Softwares ausgesucht, welche Euch unserer Meinung nach bei der Erstellung eines Kompetenzmanagement-Konzepts helfen können:

1. HRworks

HRworks bietet eine All-in-one-Lösung an, unter anderem auch das Skillmanagement. Ihr könnt hier die Kenntnisse Eurer Mitarbeiter*innen erfassen, beurteilen und die Mitarbeiterentwicklung im Detail auswerten.

2. Skilltree 

Skilltree ist eine Skill Management Lösung für New Work Unternehmen und solche, die es werden wollen. Kompetenzen werden dezentral und agil von den Mitarbeitenden selbst verwaltet. Die Kompetenzen werden in einem Fähigkeitsbaum, einem Skilltree, dargestellt. Dies ist eine interaktive Karte, die wesentlich übersichtlicher und skalierbarer ist als eine klassische Skill Matrix.

3. AG5 Skills Management Software

AG5 Skills Management Software ist eine Kompetenzmanagement-Plattform, die es Personaler*innen ermöglicht, die beruflichen und persönlichen Fähigkeiten für jede*n Mitarbeiter*in zu verwalten. Die Software bietet Euch noch zusätzlich eine App an, mit der Ihr problemlos von unterwegs aus die Kompetenzbewertungen durchführen könnt.

Falls Ihr noch mehr Inspirationen an Tools benötigt, könnt Ihr bei den HR-Management-Softwares auf unserer Plattform nachschauen. Hier findet Ihr eine riesige Auswahl an Softwares sowie Bewertungen, die Euch bei der Entscheidung helfen werden.

Fazit

Kompetenzmanagement ist eine sehr anspruchsvolle und aufwendige Aufgabe. Nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die Vorgesetzten und alle Mitarbeiter*innen. Bis sich alle auf ein angemessenes Kompetenzmodell geeinigt haben und alle Kompetenzprofile erarbeitet sind, braucht es viel Zeit. Hier ist Geduld angesagt! 

Die Einführung eines effektiven Kompetenzmanagement-Programms ist einer der Schlüssel zum erfolgreichen Unternehmenswachstum. Es richtet die Fähigkeiten Euer Mitarbeiter*innen an den Unternehmenszielen aus, senkt die Fluktuationsrate im Team, steigert die Leistung der Mitarbeiter*innen und hilft bei der effektiven Nachfolgeplanung.