Holokratie: Eine dynamische Unternehmensstruktur für die neue Arbeitswelt

Eine Studie des Institutes für deutsche Wirtschaft untersuchte die Vertrauenskultur in Unternehmen. Die Ergebnisse zeigten klar, dass Vertrauen von den Vorgesetzten in die Mitarbeiter*innen grundlegende Auswirkungen hat. Die Mitarbeitenden sind zufriedener und produktiver, wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird. Dadurch verschafft Vertrauen in das eigene Team den Arbeitgeber*innen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.

Wie sollte also eine Unternehmensstruktur heute aufgebaut sein, die Unabhängigkeit und Verantwortung jedes und jeder Einzelnen fördert? Wie schafft man echte Mitarbeiter-Zufriedenheit? Wie fördert man individuelle Entwicklung? Wie schafft man Vertrauen? Diese Fragen sind relevant, wenn man sich mit der Zusammenarbeit in seinem Unternehmen auseinandersetzt.

Die strukturelle Umstellung auf eine holokratische Organisationsform kann die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt in Euren Unternehmen auf ein ganz neues Level heben.

Was ist Holokratie überhaupt? 

Ähnlich dem Ansatz und der Umsetzung von New-Leadership, hat die Holokratie das Ziel, starre Hierarchien zu reduzieren und Mitarbeiter*innen in die Entscheidungsfindung zu integrieren. Die Macht wird dezentral auf selbstorganisierte Einheiten verteilt. Dieses moderne Managementsystem ermöglicht Unternehmen in der neuen, digitalisierten Arbeitswelt schneller und flexibler auf (Markt-) Veränderungen zu reagieren.

Woher kommt die Idee der Holokratie?

Der US-Amerikaner Brian J. Robertson entwickelte die Holokratie ursprünglich als Organisationsform für sein Software-Unternehmen. Er experimentierte zunächst mit verschiedenen demokratischen Modellen und Ansätzen innerhalb seines Unternehmens Ternary Software. Im Laufe der Zeit tarierte er die so entstandene Struktur immer weiter aus und gab ihr den Namen Holokratie. 2010 schließlich veröffentlichte er die Holokratie-Verfassung ("holacracy constitution"). In dieser Holokratie-Bibel sind Prinzipien und Beispiele holokratischer Organisation detailliert zusammengefasst. 

Die Holokratie lehnt sich an das Konzept der Soziokratie an. Das Wort stammt aus dem Lateinischen und Griechischen und steht für socius = Gefährte und kratein = regieren. Bedeutet also: „Wir entscheiden gemeinsam.” Somit steht die Gleichwertigkeit aller Beteiligten im Vordergrund.

Wie funktioniert Holokratie?

Holokratie macht mit klassisch-hierarchischen Unternehmensstrukturen Schluss. Die gewohnte Pyramide mit einer Geschäftsführung an oberster Stelle und nachgeordneten Fachabteilungen wird aufgegeben. 

Das Unternehmen wird vielmehr in Kreise unterteilt. Diese arbeiten eigenständig, stehen allerdings weiterhin in Beziehung und Abhängigkeit zueinander. Jeder Kreis umfasst verschiedene Rollen, die nicht der eigentlichen Berufsbezeichnung entsprechen.

Durch diese Trennung von Person und Rolle können Aufgaben dynamischer verteilt und bearbeitet werden. Außerdem kann flexibler auf Veränderungen am Markt reagiert werden. Die jeweilige Rolle hat Entscheidungshoheit für ihren Expertenbereich. Sie hat die Autorität und Verantwortung zu handeln und ist von keiner Führungsperson abhängig.

Um das Ganze etwas besser zu verstehen, zeigen wir Euch den Unterschied zwischen Hierarchie und Holokratie in einer Grafik:
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Hierarchie mit unterschiedlichen Rollen und Ebenen

Holokratie mit Unterkreisen und Rollen

Kommunikation in der Holokratie

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil für eine funktionierende Holokratie. In jedem Kreis werden eine oder mehrere Personen als Vertreter*innen in die anderen Kreise entsandt, um die Kommunikation zwischen den Kreisen sicherzustellen. Diese Vertreter*innen teilen Informationen und vertreten Interessen aus ihrem Kreis. So soll unter anderem verhindert werden, dass aneinander vorbeigearbeitet wird.

Entscheidungen treffen in der Holokratie

Entscheidungsfindungsprozesse laufen in der Holokratie ebenfalls nicht in altbekannter Weise ab. Entscheidungen werden per integrativer Entscheidungsfindung getroffen. Dabei geht es nicht um die Suche nach der einzig perfekten Lösung, sondern um die Praxistauglichkeit. Die vorgeschlagene Lösung muss sich also bewähren und kann jederzeit durch die Rollen im betreffenden Kreis geändert werden. Durch integratives Entscheiden werden Lösungsoptionen schneller entwickelt und bei Notwendigkeit auch weiterentwickelt. Dabei werden verschiedene Standpunkte und potenzielle Einwände integriert, bis am Ende ein nutzbares Ergebnis erzielt wird. Der Prozess endet erst, wenn alle potenziellen Einwände berücksichtigt sind und das Ergebnis sicher genug ist, um getestet zu werden.

Meetingstrukturen in der Holokratie

In holokratisch strukturierten Unternehmen gibt es innerhalb der einzelnen Kreise für gewöhnlich zwei unterschiedliche Arten von Meetings: Steuerungs- und operative Meetings. Operative Meetings widmen sich den Aktivitäten des Tagesgeschäfts, bspw. werden hier Projekt-Updates gegeben. Bei Steuerungsmeetings hingegen werden Strategien und Ideen besprochen. Hier geht es auch um Zusammenarbeiten und neue Rollenverteilungen, die den jeweiligen Kreis betreffen. Meetings, die für alle Kreise relevant sind, sind strategische Meetings. Vertreter*innen der einzelnen Kreise treffen hier zusammen und diskutieren über wichtige Unternehmensentscheidungen.

Somit versucht die Holokratie eine Antwort auf sich ständig verändernde Kontexte zu geben. Holokratie ermöglicht dynamisches und schnelles Handeln und Entscheiden innerhalb der Rollen. 

Wie kann Holokratie in Euren Unternehmen eingeführt werden?

Die Umstrukturierung von einer Hierarchie zu einer Holokratie ist eine einschneidende Veränderung. Sie kann natürlich nicht einfach über Nacht geschehen. Hier vier Tipps, die Euch bei der Einführung von Holokratie in Eurem Unternehmen helfen sollten: 

1. Nehmt Euch Zeit und habt Geduld.
   ⁠Die Umstellung braucht genügend Zeit. Zum einen werden grundlegende Veränderungen in der Unternehmensstruktur vorgenommen und zum anderen muss das neue System mit neuen Regeln von allen Mitarbeiter*innen verinnerlicht werden. Es ist nicht untypisch, dass eine solche Umstellung mehrere Jahre dauern kann.
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2. Probiert es einfach aus.
   ⁠Holokratie eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Doch bevor Ihr es unversucht lasst, probiert sie zunächst in kleineren Teams aus und verschafft Euch einen ersten Einblick in veränderte Strukturen der Zusammenarbeit.
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3. Holt euch die Hilfe, die Ihr braucht.
   ⁠Eine solche Umstellung sollte in den meisten Fällen professionell begleitet und angeleitet werden. Dazu eignen sich Expert*innen aus dem Change Management.
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4. Passt die Struktur an Eure Gegebenheiten an.
   ⁠Es gibt nicht DIE eine Struktur. Holokratie zielt darauf ab, die geeignetste Lösung für Euer Unternehmen zu finden. Dabei können Rollen und Strategien jederzeit so angepasst werden, wie sie am besten für Euch und Euer Team funktionieren.

Was sind die Vorteile der Einführung einer holokratischen Struktur?

Eine Umstellung hin zu einer holokratischen Organisation birgt einige Vorteile. Durch die kaum existierende Hierarchie haben Eure Mitarbeiter*innen viel größere, individuelle Entscheidungsautonomie und Handlungsfreiheit. Der oder die Einzelne kann sich stärker einbringen und im Unternehmen verwirklichen. Das Identifikationspotential mit dem Unternehmen nimmt dadurch ebenfalls zu. Gleichzeitig fördert die gesteigerte individuelle Verantwortung das unternehmerische Denken Eurer Mitarbeiter*innen und stärkt die Innovationskraft Eures Unternehmens. 

Holokratisch organisierte Teams arbeiten zudem effizienter. So sind Entscheidungen schneller getroffen. Es müssen nicht Vorgesetzte der Vorgesetzten, um Entscheidungsbildung gebeten werden. Vielmehr entscheiden die Kreise, basierend auf ihren Rollen und ihrer Expertise. Zusätzlich sind in dieser Entscheidungsfindung die Teams flexibler und dynamischer aufgestellt. Projektergebnisse liegen dadurch oftmals in kürzerer Zeit vor.

Last but definitely not least: Ihr motiviert Eure Mitarbeiter*innen und schenkt ihnen Vertrauen. Dadurch sind sie nicht an ihre im Arbeitsvertrag festgehaltene Berufsbezeichung gebunden, vielmehr arbeiten sie in für sie geeigneten Rollen am Erfolg des gesamten Unternehmens mit. Diese Rollenverteilung ist nicht starr und kann jederzeit und nach Bedarf neu verteilt, aufgeteilt oder weiterentwickelt werden. So gebt Ihr allen in Eurem Team die Chance, sich in unterschiedliche Bereiche einzubringen. Das rollenbasierte Arbeiten wird der Heterogenität der meisten Teams viel stärker gerecht.

Was sind die Nachteile von holokratischen Strukturen?

Das klingt alles super? Finden wir auch, dennoch gibt es einige Dinge zu beachten, bevor Ihr Euch in die holokratische Umstrukturierung stürzt. Das Ganze lässt sich nämlich nicht einfach mal so nebenbei einführen. Das System muss zunächst von allen im Team verstanden und verinnerlicht werden. Und da der Mensch einfach Mensch ist, braucht es schlicht und ergreifend Zeit, bevor Veränderungen wirklich gelebt werden können. Die meisten neuen Mitarbeiter*innen werden ebenfalls einiges mehr an Einarbeitungszeit benötigen, natürlich insbesondere dann, wenn sie aus klassisch strukturierten Unternehmen kommen.

Mit einer gesteigerten Verantwortung des Individuums muss natürlich auch der Wille zur Übernahme von Verantwortung einhergehen. Der eine oder die andere wird aber nicht unbedingt direkt von dieser Idee begeistert sein und braucht dementsprechend mehr Anleitung und Zeit, um sich sicher in den neuen Rollen und Verantwortlichkeiten zu fühlen.

Durch das Abschaffen von klassischen Hierarchien werden zudem (sowieso existierende) zwischenmenschliche Konflikte sichtbarer. Das liegt daran, dass autonome Teams eher Probleme unter sich ansprechen. Im besten Fall natürlich aber auch lösen sollten.

Und auch die Geschäftsführung muss in einem holokratischen System lernen und bereit sein, loszulassen. Durch diese Organisationsform gibt es eben nicht mehr eine einzelne Person, die am Ende alles entscheidet (oder entscheiden kann). Entscheidungsprozesse laufen zunächst sogar an der Geschäftsführung vorbei, wenngleich diese natürlich weiterhin an grundlegenden Entscheidungen beteiligt bleibt.

Beispiele wie Holokratie im Unternehmen umgesetzt werden kann

Ein Praxisbericht: Holokratie in einer Kreativ-Agentur

Vor 2 Jahren haben wir angefangen, Holokratie in unserer Agentur einzuführen. Schnell wurde uns klar: Wir werden richtig viel verändern müssen, wenn wir diese Art der Zusammenarbeit leben wollen. Über verschiedene Workshops mit dem gesamten Team haben wir uns gemeinsam auf den Weg gemacht. Zunächst haben wir uns gefragt, welche Rollen es bei uns überhaupt gibt und welche es vielleicht noch braucht. Mit dieser Liste an Rollen haben wir angefangen, unsere Kreise mit Leben zu füllen. 

Heute haben wir über 50 verschiedene Rollen in insgesamt 9 Kreisen: 

• Kreation

• Strategy

• Projektmanagement

• Finanzen

• Marketing

• New Business

• People & Culture

• Workplace

• Nachhaltigkeit

Wie sieht ein Kreis bei uns aus?

Innerhalb dieser Kreise nehmen die Mitglieder unseres gesamten Teams ganz unterschiedliche Rollen ein. Am besten lässt sich dies anhand des Kreises Nachhaltigkeit beispielhaft erklären. Grundsätzliches Ziel dieses Kreises ist es, die Nachhaltigkeit in der Agentur zu fördern. Dafür soll der Kreis Maßnahmen erarbeiten, die Einführung dieser Maßnahmen steuern und die Einhaltung überwachen. Dementsprechend sind nun also auch die Rollen in diesem Kreis definiert. In unserem Team haben wir daraufhin nach Mitarbeiter*innen gesucht, die einen Teil ihrer Arbeitszeit genau diesen Rollen widmen wollen. Und so fanden sich Mitarbeiter*innen, die laut Arbeitsvertrag als Projektmanagerin, Werkstudent in der Kreation und in der Geschäftsführung angesiedelt waren.

Wie sieht eine Rolle konkret aus? Drei Beispiele aus unserer Agentur: 

Konzeptomaniac, Kreis Kreation

⁠Purpose: Unseren visuellen Lösungen liegen strategisch durchdachte, innovative und kreative Konzepte zugrunde.

⁠Verantwortlichkeiten: 

• Recheriert zu Kund*innen und Marken und macht sich mit den Zielgruppen und den Zielen der Maßnahme vertraut.
• Entwickelt auf dieser Basis Konzeptideen, alleine oder auch im Team (Brainstorming).
• Leitet die visuelle Aufbereitung des Konzeptes für Team und Kund*in bzw. bereitet diese selbst auf.

Netzwerk-Krake, Kreis New Business

⁠Purpose: Die Agentur ist in der Branche gut vernetzt und pflegt gute Beziehungen zu bestehenden/potenziellen Kund*innen und anderen Agenturen.

Verantwortlichkeiten:

• Vertritt die Agentur nach außen und baut unser Netzwerk weiter aus.
• Schließt Allianzen mit anderen Agenturen durch proaktive Kontaktaufnahme bzw. aktive Beteiligung an Netzwerkveranstaltungen und -aktionen.
• Pflegt eine gute Beziehung zu bestehenden Kund*innen in Form von Business-Lunches, gemeinsamen Freizeit-Events u.ä.

Vertrauensperson - Kreis People & Culture

Purpose: Alle im Team können sich an diese Rolle in persönlichen Anliegen wenden, da die gewählte Vertrauensperson und unabhängig von der GF ist. Sie wird alle 2 Jahre auf den Team-Tagen neu gewählt.

Verantwortlichkeiten:

• steht als Vertrauensperson jedem Teammitglied zur Verfügung
• behält die Stimmung des Teams im Blick, steuert ggf. aktiv gegen bad vibes
  

Die Kreise mit ihren unterschiedlichen Rollen sind an die Stelle bestimmter Abteilungen getreten und haben diese auch ergänzt. Neben dem rollenbasierten Arbeiten ist vor allem das spannungsbasierte Arbeiten in unseren Arbeitsalltag integriert. Dabei werden jegliche Form von positiven und negativen Impulsen (Spannungen) schnell und direkt an die entsprechende Person bzw. Personen kommuniziert. Um ebenso schnell und direkt diese Spannung miteinander zu lösen.

Welche Tools helfen uns bei der holokratischen Zusammenarbeit? 

An dieser Stelle wollen wir Euch noch einige Tools mit an die Hand geben, die wir nutzen, um holokratisch zusammenzuarbeiten.

• Slack nutzen wir für die Kommunikation innerhalb unserer Kreise. Dieses Tool bietet sich vor allem für synchrone und kurzfristige Kommunikation an, wenn es also schnell gehen soll.
• Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das die Arbeit durch eine klare Struktur vereinfacht. Hier erhalten wir einen Gesamtüberblick unserer Projekte (inklusive konkreter To-Do’s). Dieses Tool ermöglicht uns einen effizientere und schnellere Zusammenarbeit. Gleichzeitig nutzen wir Asana auch, um unsere Meetings zu strukturieren und eine Agenda im Voraus aufzustellen.
• Aus Google Workspace nutzen wir gleich mehrere Apps wie Google Calendar und Google Präsentationen. Diese Tools haben sich bei uns bewährt, da es unsere Zusammenarbeit vereinfacht. Durch den integrierten Kalender können schnell und einfach einzelne oder agenturübergreifende Terminbuchungen vorgenommen werden. Mithilfe von Google Präsentationen kann bei uns parallel an Slides gearbeitet werden.
• Für unsere externen und internen (ab 4 Personen) Meetings nutzen wir Zoom. Das Tool bietet Videokonferenzen in HD-Qualität, die Funktion des Screensharings und noch vieles mehr. 
• Wichtig für unsere strukturierte Zusammenarbeit ist Notion. Das Tool enthält vielseitige Nutzungsmöglichkeiten. Wir nutzen es als Nachschlagewerk für Internes (z. B. Wie läuft bei uns die Zeiterfassung oder was ist bei einer Workation zu beachten). Außerdem enthält es einen ausführlichen Überblick über sämtliche Kreise und Rollen und wer diese aktuell bei uns ausfüllt. 

So klappt es bisher mit der Holokratie bei uns

Das Agenturgeschäft ist unfassbar schnelllebig. Für uns war also klar, dass wir als wachsendes Unternehmen nicht den klassischen Weg beschreiten können und wollen. Damit wir dynamisch und flexibel für die Zukunft aufgestellt sind, haben wir uns also an die Holokratie herangewagt. Und diesen Schritt bis heute kein einziges Mal bereut.

Die Umstellung dauert Zeit und wir müssen nach zwei Jahren weiterhin an den Strukturen bei uns pfeilen. Dennoch hat sich die Umstellung und das Umdenken mehr als bewährt. Unser Team ist in der Lage, eigenständig und kompetent zu handeln, das gegenseitige Vertrauen in einander ist groß und die Mitarbeiterzufriedenheit ist sehr hoch. Alleine, dass ihr bis hierhin gelesen habt, zeigt, dass auch ihr offen für Neues seid. Traut Euch auch in Eure Unternehmen die Idee der Holokratie zu tragen.