So identifiziert und beseitigt Ihr Duplikate unter Euren Digital Assets

Was viele schon vom eigenen Rechner zu Hause kennen, kann in Unternehmen ungeahnte Ausmaße annehmen: die Ansammlung von Medien-Dateien. Je mehr zusammenkommen, desto wahrscheinlicher werden auch Duplikate. Verstärkt wird das Szenario durch mehrere Mitarbeiter*innen sowie Abteilungen, die auf die Medien zugreifen und bearbeiten. Dadurch erblicken unterschiedliche Versionen von ein und demselben Dokument das Licht der Welt und zerstreuen sich in verschiedene (lokale) Ordner. Das eliminiert nicht nur den Überblick, sondern frisst Unmengen an Zeit und Ressourcen, die Kapitulation vor dem Chaos zu verhindern.

Glücklicherweise gibt es mit Digital-Asset-Management-Tools (DAM) Lösungen, mit denen Ihr dem Chaos Herr werdet. Wie ein DAM funktioniert, wie es Euch durch Duplikaterkennung hilft und wie Ihr es in Eurer vorhandenen digitalen Infrastruktur etabliert, erfahrt Ihr in diesem Artikel. Anhand des DAM-Systems AdmiralCloud geben wir Euch außerdem einen praktischen Einblick sowie eine 3-Schritte-Anleitung für eine optimale Duplikaterkennung mit an die Hand.

Wie Duplikate Workflows behindern und Unternehmen schaden

Innerhalb einer Company kursieren eine Menge Digital Assets: Bilder, Videos, Audio-Dateien, Dokumente etc. Im Zuge der Digitalisierung werden es zudem immer mehr. Die Folgen:

• Der Speicher wird verlangsamt und überfüllt (ob Cloud oder On-Premise)
• Die Mitarbeiter*innen sind frustriert und unproduktiv
• Unaufgeräumte Datei-Orte, wie zum Beispiel der Desktop, führen zu Frustration und Unproduktivität bei den Mitarbeitenden
• Dateien werden gerne mal aus Versehen gelöscht – wer weiß schließlich noch, welche Datei gebraucht wird und welche nicht
• Weitere Transparenz geht verloren, wenn zahlreiche unterschiedliche Tools zum Tragen kommen
• Zunahme von Remote Work: Der Trend geht in vielen Branchen zur Dezentralisierung - Da wachsen die Nachteile für geordnete und korrekt versionierte Medien und Docs nochmal ein paar Meter über Normal

Das alles führt zu hohen Kosten, einem demotivierten Team und Verschwendung von Ressourcen. Drei Sachen, die sich kein Unternehmen leisten kann. Den Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, verdanken wir jedoch den Umstand, dass dafür Lösungen entstehen. Im Fall von Digital-Asset-Duplikaten ist die Lösung ein DAM.

Was ist ein DAM?

Ausgeschrieben bedeutet die Abkürzung Digital-Asset-Management. Dabei gibt es cloudbasierte und On-Premise-Systeme. In Anbetracht der ohnehin schon großen Anstrengungen, Kosten und Ressourcen-Aufwendungen in einem Unternehmen (nicht nur auf Digital Assets bezogen), ist es ratsam eine Cloud-Lösung zu wählen. In diesem Fall übernimmt der Software-Entwickler das Betreiben der Server, die Datensicherung, die Backups und das Updaten der Software.

Zurück zur Definition eines DAM: Ein Digital-Asset-Management-System verwaltet und ordnet sämtliche Dateien. Durch Metadaten wird jede Datei gekennzeichnet, um sie den passenden Nutzern zuzuordnen und mit Lizenzen und anderen Eigenschaften auszustatten. Doch der Kern eines DAM-Systems ist es, diesen Prozess automatisiert zu gestalten. Dabei nutzt ein DAM Farb-, Text- und Spracherkennung sowie eine automatische Verschlagwortung, um die Dateien voneinander zu unterscheiden. 

Ein Digital-Asset-Management muss in diesem Fall empfindlich reagieren, damit sich kaum unterscheidende Dateien nicht als Duplikate eingestuft werden. Das sind unter anderem Fotos mit ähnlichem Motiv, wie es bei Fotostrecken für Onlineshops der Fall sein kann. Dabei helfen sogenannte Wahrnehmungs-Hashes. Hashes könnt Ihr bezüglich einer Medien-Datei als dessen Fingerabdruck ansehen. Dadurch werden Beinahe-Duplikate umgangen.

Das DAM wird für Unternehmen mittels KI, Algorithmen und cloudbasierten Workflows zum besten Freund, um Bilder, Videos und Co. dorthin zu leiten, wo sie gebraucht werden und um Duplikate zu verhindern. Außerdem ermöglicht es das Arbeiten an Dateien mittels Versionierung durch x-beliebige Editoren wie Mitarbeiter*innen, Abteilungen oder Kund*innen.

Versionierung vs. Duplikate

Um Missverständnissen vorzubeugen, klären wir kurz darüber auf, dass mehrere Versionen einer Datei im Vergleich zu Duplikaten etwas Gutes sind. Nicht falsch verstehen: Duplikate müssen nicht zwangsläufig hinderlich sein, wenn sie zum Beispiel gewollt sind.

Verschiedene Versionen einer Grafik, an der verschiedene Menschen arbeiten, bleiben weiterhin eine Datei. Jegliche Bearbeitung der Grafik wird im DAM festgehalten. Soll eine Änderung beispielsweise für die finale Grafik gelöscht werden, könnt Ihr zur vorherigen Version zurückkehren. Ohne Suche nach dem richtigen Duplikat und ohne Bearbeitungsschritte aufwendig rückgängig zu machen.

Im Endeffekt spart Ihr Euch Datei-Chaos und sämtliche Editors können an der gleichen Grafik arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen. Wie die Versionierung genau funktioniert, vertiefen wir am Beispiel desAdmiralCloud weiter unten.

Die Versionierung ermöglicht es Mitarbeiter*innen an einer Datei zu arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen und Duplikate lokal gespeichert werden.

Beispiel eines DAM im alltäglichen Geschäft eines Großunternehmens

Ihr fragt Euch, wie große Marken wie Die Techniker mit fünfstelligen Mitarbeiterzahlen, es schaffen, täglich Content auf allen möglichen Social-Media-Plattformen zu posten, ohne intern im Datenchaos zu versinken? Indem sie ein DAM nutzen, dass in kurzer Zeit dafür sorgt, dass ein Stück Content von der Kreation bis hin zur Freigabe den richtigen Personen in der Company zugespielt wird. Das Ergebnis sind tägliche Postings auf Instagram & Co. Mal ganz davon zu schweigen, dass die von Versicherten an die TK täglich geschickten Unterlagen auf die gleiche Weise unter Kontrolle gehalten werden oder die Presse mit allen notwendigen Mitteilungen gefüttert wird. 

Ebenso kann die kreative Arbeit in einer Media Agentur effizienter gestaltet oder der Überblick auf den Daten-Verkehr in Unternehmen mit 100.000+ Mitarbeiter*innen behalten werden.

Die Vorteile eines DAM

Seit 1988 das erste Digital-Asset-Management in Betrieb ging, hat sich einiges geändert, besser gesagt weiterentwickelt. Der Anteil an Video-Content hat stark zugenommen, die Anzahl der Datei-Formate ebenso. Außerdem ist die Evolution der Digitalisierung auf dem bisher höchsten Niveau. Wodurch ausnahmslos jede Abteilung und jede Branche mit Digital Assets hantiert. Manche natürlich noch mehr als andere.

Entsprechend liest sich die Liste der Vorteile heutiger DAM-Systeme länger:

• Das einfache Verwalten, Bearbeiten und Veröffentlichen von Medien-Dateien sorgt für einen konsistenten Markenauftritt
• Reduziert organisatorischen Aufwand
• Macht Mitarbeiter*innen effizienter
• Die Auffindbarkeit von Dateien wird optimiert
• Durch die Vergabe von Nutzerrechten und Lizenzen entsteht eine bessere Kontrolle über die Assets und deren Verwendung
• Ein gutes DAM lässt sich in jedes vorhandene System integrieren
• Duplikate werden noch vor dem Upload erkannt
• Mittels KI und automatischen Workflows läuft viel, bevor überhaupt Human Resources eingesetzt werden müssen
• Vor allem kreativen Branchen ermöglicht ein DAM viel mehr Freiraum für die eigentliche Arbeit
• Überblick zu jeder Zeit und an jedem Rechner dank einer Cloud

Wenngleich die Digitalisierung in Deutschland nur stockend vorangeht, sollte es jedem*jeder CEO, Abteilungsleiter*in und Unternehmensverantwortlichen bewusst sein, dass ohne ein DAM die Digitalisierung A) nicht nachhaltig funktionieren kann und B) jede Menge Geld flöten gehen kann. 

AdmiralCloud als DAM-Lösung für jede Unternehmensgröße

Wer wären wir, wenn wir Euch nicht eine passende DAM-Lösung vorstellen, um hierbei nicht nur in der Theorie zu bleiben. Wir dürfen präsentieren: AdmiralCloud.

AdmiralCloud ist mehrfacher Testsieger und auch auf OMR Reviews kommt die Software bestens bei den Usern an. Ursprünglich entstand das Berliner Digital-Asset-Management aus dem Eigenbedarf der mmpro GmbH heraus. Ein Film- und Medienproduktionsunternehmen, das seit fast 19 Jahren in 126 Ländern Bewegtbilder erschafft. Die Quelle des Eigenbedarfs für ein DAM erscheint also plausibel, wenn tausende Videos und andere Medien-Dateien verwaltet, bearbeitet und koordiniert werden müssen. Über die Jahre ist AdmiralCloud zur individuellen Lösung für diverse Kund*innen und Branchen geworden – auch abseits von Film und Fernsehen. 

Auch, wenn das DAM-System sowohl zu Start-ups und KMUs als auch zu Agenturen passt, fokussiert sich AdmiralCloud immer mehr auf maßgeschneiderte Lösungen für Großunternehmen und Konzerne. Ein besonderer Fokus liegt auf der Schnelligkeit und Duplikaterkennung. Außerdem ist es durch diverse Add-ons erweiterbar. Durch die Möglichkeit passgenaue Systeme in komplexe, bereits vorhandene Infrastrukturen der Unternehmen einzupflegen, schafft AdmiralCloud eine individuelle Lösung für (fast) alle!

Die Duplikaterkennung in 3 Schritten

Bei all den nützlichen Features, die AdmiralCloud liefert, steht vor allem eine Funktion im Fokus: die Duplikaterkennung. Diese beginnt bereits vor dem Upload einer Datei, um gar nicht erst in ein Datenchaos zu geraten. Welche 3 Schritte der Duplikaterkennung Ihr in AdmiralCloud umsetzen könnt und wie, verraten wir Euch jetzt.

Schritt 1: Duplikate bereits vor Upload identifizieren und aussortieren

Der Uploader im AdmiralCloud identifiziert Duplikate bereits vor dem Hochladen von Dateien. Sind einige der Assets bereits in Eurer Cloud verewigt, weist Euch das DAM darauf hin. Sämtliche Duplikate werden im Anschluss markiert.

Jetzt habt Ihr die Möglichkeit, zu entscheiden, was Ihr mit den Duplikaten macht:

• Upload ohne Duplikate
• Upload mit ausgewählten Duplikaten (Reminder: Nicht jedes Duplikat muss überflüssig sein!)
• Upload mit allen Duplikaten durchführen

Manchmal ist es durchaus beabsichtigt, Duplikate hochzuladen, weshalb AdmiralCloud es nicht allein der Logik der KI überlässt, Duplikate auszumisten. Um Euch die Entscheidung leichter zu machen, könnt Ihr Euch zunächst eine Preview der Duplikate anschauen.

Entscheidet, was mit Duplikaten passieren soll – noch vor dem Upload.

Schritt 2: Duplikatvermeidung – Vorhandene Dateien bearbeiten, anstatt neue Versionen hochzuladen

Wie in der Funktionen-Auflistung erwähnt, könnt Ihr in AdmiralCloud Eure Medien-Dateien direkt bearbeiten. Arbeiten mehrere Menschen an einer Datei, würden theoretisch Datei-Duplikate geschaffen – jede einzelne auf dem Bearbeitungsstand des jeweiligen Editors - und womöglich an unterschiedlichen Orten abgespeichert. Um das zu vermeiden, könnt Ihr Dateien in AdmiralCloud versionieren.

Geht dazu wie folgt vor:

1. Wählt die gewünschte Datei aus und klickt auf „Bearbeiten“.
2. Wählt das Bearbeitungsprogramm Eurer Wahl aus (Photoshop, Premiere Pro, Excel, Sketch etc.).
3. Die Datei wird nun im gewünschten Bearbeitungsprogramm geöffnet.
4. Bearbeitet Eure Datei wie geplant.
5. Indem Ihr auf „Speichern“ geht, wird die Datei in AdmiralCloud gesichert.

Dabei entsteht keine neue Datei – also ein Duplikat – sondern eine veränderte Version der ursprünglichen Datei. Auf diese Weise kann jede*r mit den passenden Rechten die Datei verändern, ansehen und ggf. weiterbearbeiten.

Hätte ein DAM diese Funktion nicht, würde ein Asset beispielsweise vom Editor (Fotograf*in, Designer*in, Grafiker*in, Cutter*in etc.) auf die lokale Festplatte geladen. Dort wird sie in der Bearbeitungssoftware geöffnet sowie bearbeitet (vielleicht sogar das Format geändert) und lokal abgespeichert. Wird diese Datei jetzt in die Cloud geladen, entsteht ein verändertes Duplikat des Assets, wodurch bereits zwei Dateien existieren – aber niemand weiß, welche die aktuelle ist. Hierin liegt die Krux, die wir eingangs des Artikels erwähnt haben: Kein DAM zu haben, kostet also Geld, Zeit und letztlich auch Nerven.

Bearbeitet ein Asset in AdmiralCloud im jeweiligen Bearbeitungsprogramm – ohne dass ein
Duplikat entsteht.

Schritt 3: Vorhandene Assets auf Duplikate prüfen

Haben sich erst einmal einige Medien-Dateien in Eurer Cloud angesammelt, solltet Ihr diese gelegentlich auf Duplikate überprüfen. Dafür stellt Euch AdmiralCloud eine erweiterte Suche zur Verfügung. Damit sucht das System unter Euren Assets nach doppelten Dateien. Hierbei kommen die erwähnten Hashes zum Tragen. Es werden nur Assets gegenübergestellt, die technisch gesehen einen identischen „Fingerabdruck“ haben. 

Der Schritt erfordert allerdings Eure Zeit und beeinträchtigt die Produktivität. Da Ihr für jedes Duplikat manuell entscheiden müsst, ob es eine Daseinsberechtigung hat oder in den Papierkorb gehört. Deswegen sind die ersten beiden Schritte so wichtig, um Schritt Drei im besten Fall weitgehend überflüssig zu machen.

Um dem entgegenzusteuern, hilft es, sämtlichen Mitarbeiter*innen ein ausführliches Onboarding zu geben – ganz gleich, ob Ihr AdmiralCloud oder ein anderes DAM nutzt. Das kann fehlerhafte Workflows und Duplikate in der späteren Nutzung erfahrungsgemäß verhindern.

Sucht nach Duplikaten unter den bereits in die Cloud geladenen Assets – für mehr
Transparenz.

Weitere Digital Asset Management Lösungen

AdmiralCloud DAM ist natürlich nicht das einzige DAM-System auf dem Planeten. Weitere beliebte Digital-Asset-Management-Lösungen sind zum Beispiel:

CI HUB Connector

Frontify

Canto

Kontainer

4ALLPORTAL

Fazit

Duplikate sind ein Zeit- und Ressourcenfresser. Die unterschiedlichen Workflows der Mitarbeiter*innen sowie diverse Softwares verhindern ein produktives Arbeiten an Assets wie Fotos, Videos, Audios und Dokumenten. Duplikate durch ein DAM zu identifizieren und manuell zu bereinigen, ist ein erster wichtiger Schritt. Doch viel wichtiger ist es, das Problem bei der Wurzel zu packen und der Entstehung von Duplikaten durch eine zentrale, cloudbasierte Verwaltung der Medien und Dokumente entgegenzuwirken, die transparente Workflows ermöglicht.

Abseits dessen liefert ein Digital-Asset-Management-System weitaus mehr Funktionen, die der Ansammlung an Dateien alltäglich Herr wird, weshalb es alternativlos für Unternehmen jeglicher Größe ist - zumal der digitale Content in Zukunft weiter ansteigen wird. In jeder Branche. Umso relevanter ist es für Euch, eine individuelle DAM-Lösung zu finden, die an Eure Bedürfnisse geknüpft ist.