HR Software & Tools im Vergleich

Was ist Human Resource Management (HR-Management)?

Das HR-Management, ausgeschrieben Human Ressource Management und zu Deutsch „Personalmanagement“ oder auch „Personalwesen“, befasst sich an der Basis mit der optimalen Organisation der Ressource Arbeitskraft. Kernziel ist es, die allgemeine Arbeitseffizienz und Personalentwicklung sowie nicht zuletzt die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter*innen zu steigern. HR-Management-Software unterstützt Personaler*innen bei ihrer Arbeit, insbesondere indem sie eine zentrale Stelle bildet, an der sämtliche für die Koordination relevanten Daten und ebenfalls spezifische Kommunikation zusammenlaufen. Sie ermöglicht eine strukturierte Verwaltung der Personalakten, in denen alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gespeichert sind. Die Automatisierung von Gehalts- und Lohnabrechnung sorgt für Effizienz und Genauigkeit in diesem wichtigen Bereich. Auch bei der Reisekostenabrechnung erweist sich die Software als nützliches Tool, indem sie die Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen vereinfacht. Die Personalarbeit, von der Personalbeschaffung bis hin zur Urlaubsplanung, wird durch die Verwendung von HR-Management-Software erheblich erleichtert. Mitarbeiter*innen können Urlaubsanträge einfach einreichen und einsehen, und die Personalabteilung kann diese nahtlos in die gesamte Urlaubsplanung integrieren. Letztlich trägt sie idealerweise stark dazu bei, Personalprozesse zu vereinfachen sowie anderweitig zu optimieren und sorgt für mehr Transparenz und motivierte Mitarbeiter.

Verschiedene Typen von HR Software

In der modernen Geschäftswelt sind HR-Softwarelösungen unverzichtbare Tools geworden, die Unternehmen dabei helfen, ihre Human Resources effektiv und effizient zu verwalten. Dabei lassen sich primär drei Arten von Systemen unterscheiden: HRIS, HCM und HRMS. Jede dieser Lösungen hat ihre speziellen Merkmale, die sich für unterschiedliche Unternehmensziele und -anforderungen eignen:

HRIS (Human Resource Information System)

HRIS steht für „Human Resource Information System“ und dient als zentrale Datenbank, in der alle relevanten Informationen über die Mitarbeiter eines Unternehmens erfasst und verwaltet werden. Hierzu zählen neben Personalakten auch Informationen zu Gehältern, Arbeitszeiten und Weiterbildungen. Im Deutschen Sprachgebrauch wird solche Software auch als Personalinformationssystem bezeichnet. 

Das HRIS unterstützt bei der Automatisierung von Basis-HR-Aufgaben und hilft dabei, den administrativen Aufwand zu reduzieren. Funktionen wie Selbstbedienungsportale ermöglichen den Mitarbeiter*innen beispielsweise, ihre persönlichen Daten selbst zu aktualisieren, was die HR-Abteilung entlastet.

Ein HRIS kann modular aufgebaut sein, wobei viele Systeme Module für die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Benefits-Management und die Zeiterfassung bieten. Diese Software-Art ist besonders nützlich für Unternehmen, die eine zuverlässige Lösung zur effizienten Verwaltung ihrer Personaldaten suchen.

HRMS (Human Resource Management System)

HRMS, oder „Human Resource Management System“, kann als erweiterte Form des HRIS betrachtet werden, die eine umfassende Palette von HR-Funktionen und -Modulen integriert. Der Begriff wird allerdings häufig einfach als Synonym für HRIS benutzt. Ein HRMS enthält in der Regel alle Funktionen eines HRIS und fügt zusätzliche Module wie beispielsweise Rekrutierungsmanagement hinzu.

Mit einem HRMS können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter*innen verwalten, von der Rekrutierung bis zum Austritt. Durch die Integration verschiedener HR-Prozesse in ein einziges System bietet es eine zentrale Anlaufstelle für alle HR-Anforderungen und fördert eine datenbasierte Entscheidungsfindung.

HRMS-Lösungen sind besonders für große Unternehmen und Konzerne geeignet, die eine umfassende HR-Software benötigen, die eine Vielzahl von Funktionen unter einem Dach vereint und somit eine effiziente und kohärente HR-Verwaltung ermöglicht.

HCM (Human Capital Management)

HCM, oder „Human Capital Management“, geht noch einen Schritt weiter, indem es nicht nur die Verwaltung von Mitarbeiterdaten unterstützt, sondern auch Tools für das Talentmanagement und die strategische Planung bietet. HCM-Systeme helfen Unternehmen dabei, das volle Potenzial ihrer Belegschaft auszuschöpfen, indem sie die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitern in den Vordergrund stellen.

Diese Software-Art ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Mitarbeitenden und berücksichtigt dabei sowohl individuelle Leistungen als auch die Einbindung in das Team und die Unternehmenskultur. Funktionen wie Performance Management, Nachfolgeplanung und Learning Management sind typische Bestandteile eines HCM-Systems.

HCM-Software ist ideal für Unternehmen, die eine umfassende Lösung suchen, die sowohl administrative Aufgaben abdeckt als auch strategische HR-Prozesse unterstützt, um ein positives Arbeitsumfeld zu fördern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Unterkategorien und spezifische Lösungen im Bereich HR-Software

Die Komplexität des HR-Managements in Unternehmen erfordert spezialisierte Softwarelösungen, die sich den unterschiedlichsten Aufgaben widmen. Die folgenden Software-Kategorien können als Module Teil einer gesamtheitlichen Lösung sein, stellen teilweise aber auch eigenständige Softwares dar:

Zeiterfassung

Die Zeiterfassungssoftware ist ein unverzichtbares Tool in der HR-Landschaft, das Unternehmen hilft, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu erfassen und zu verwalten. Solche Systeme ermöglichen eine einfache Erfassung von Arbeitsstunden, Überstunden und Pausenzeiten. Fortgeschrittene Lösungen bieten auch Funktionen für Urlaubsverwaltung und Integration mit anderen HR-Systemen oder Gehaltsabrechnungssystemen. Durch die digitale Zeiterfassung können Unternehmen die Produktivität steigern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und eine transparente Arbeitskultur fördern.

Lohnabrechnungsprogramme

Lohnabrechnungsprogramme automatisieren den Gehaltsabrechnungsprozess und tragen dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Diese Programme ermöglichen die automatische Berechnung von Gehältern, Steuerabzügen und anderen Abgaben. Zudem erleichtern sie die Generierung von Gehaltsabrechnungen und Jahresabschlüssen, die für die Mitarbeiter*innen und die Steuerbehörden bestimmt sind. Moderne Lohnabrechnungsprogramme sind oft in der Lage, mit anderen HR-Systemen zu interagieren, um eine nahtlose Verwaltung aller Personalangelegenheiten zu gewährleisten.

Personaleinsatzplanung

Software für die Personaleinsatzplanung unterstützt Unternehmen bei der effizienten Zuweisung von Ressourcen und der Planung von Arbeitsabläufen. Sie ermöglichen eine visuelle Darstellung von Schichten, Arbeitszeiten und Projekteinsätzen und unterstützen so eine gerechte und ausgewogene Personalplanung. Darüber hinaus können sie auch bei der Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten helfen, um so eine zufriedenstellende Arbeitsumgebung zu schaffen. Die Echtzeit-Überwachung ermöglicht zudem eine schnelle Reaktion auf unerwartete Veränderungen und fördert eine dynamische und flexible Arbeitsweise.

Freelance-Plattformen

In einer Zeit, in der Freelancing und remote Arbeit zunehmend an Bedeutung gewinnen, sind Freelance-Plattformen zu einem wichtigen Bestandteil der HR-Landschaft geworden. Diese Plattformen bieten einen virtuellen Raum, in dem Unternehmen unabhängige Fachleute für verschiedene Aufgaben und Projekte finden können. Sie erleichtern nicht nur die Suche und Auswahl von Freelancer*innen, sondern bieten oft auch Tools für die Vertragsabwicklung, die Kommunikation und die Abrechnung von Dienstleistungen. Darüber hinaus fördern sie eine transparente Zusammenarbeit durch Bewertungssysteme und Feedback-Optionen.

Bewerbermanagement

Software für das Bewerbermanagement zielt darauf ab, den Rekrutierungsprozess zu optimieren, indem sie Tools für die Erfassung und Verwaltung von Bewerberdaten bietet. Diese Lösungen unterstützen oft die gesamte Rekrutierungspipeline, von der Ausschreibung der Stelle bis hin zur Einstellung.

Onboarding

Onboarding-Software erleichtert den Einstiegsprozess für neue Mitarbeitenden durch strukturierte Einführungspläne, die Integration in bestehende Systeme und die Bereitstellung von Schulungsressourcen, wodurch eine reibungslose Integration in das Unternehmen gewährleistet wird.

Recruitment Marketing

Recruitment-Marketing-Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitgebermarke effektiv zu präsentieren und Talente anzuziehen. Sie bietet Tools für Content-Erstellung, SEO-Optimierung und die Analyse von Recruitment-Marketing-Kampagnen, um die Sichtbarkeit und Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt zu steigern.

Aktuelle Trends im Bereich HR-Software

Künstliche Intelligenz (KI)

Die Integration von künstlicher Intelligenz in HR-Software ist eine revolutionäre Entwicklung, die weitreichende Auswirkungen auch auf HR-Prozesse hat. KI ermöglicht eine präzisere und schnellere Datenanalyse, was zu fundierten Entscheidungen führt. Beispielsweise kann KI im Bewerbungsprozess eingesetzt werden, um die besten Kandidaten durch Analyse großer Datenmengen schneller zu identifizieren. Auch bei der Personalentwicklung spielt KI eine entscheidende Rolle, indem sie personalisierte Lern- und Entwicklungspfade erstellt, die auf die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen zugeschnitten sind. Durch die Implementierung von KI können Unternehmen ihre HR-Prozesse optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Blockchain

Blockchain-Technologie beginnt ihren Weg in die HR-Welt zu finden, insbesondere im Bereich der Verifizierung von Mitarbeiterdaten. Durch die sichere und unveränderliche Natur der Blockchain können Unternehmen die Echtheit von Lebensläufen, Zeugnissen und anderen Dokumenten überprüfen, ohne Dritte hinzuzuziehen. Dies spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Sicherheit im Rekrutierungsprozess. Darüber hinaus kann die Blockchain-Technologie genutzt werden, um transparente und sichere Zahlungsprozesse zu schaffen, was besonders in Unternehmen mit internationaler Belegschaft von Vorteil ist.

Mitarbeiterengagement

In jüngerer Zeit ist das Mitarbeiterengagement zu einem zentralen Fokus in HR-Strategien geworden. Modernste HR-Softwares integrieren Tools und Funktionen, die darauf abzielen, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Dazu gehören Feedback-Systeme, die eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Manager*innen ermöglichen, sowie Plattformen für Mitarbeiteranerkennung, die dazu dienen, die Leistungen der Angestellt*innen sichtbar zu machen und zu belohnen. Ein hohes Maß an Mitarbeiterengagement fördert nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität, sondern kann auch helfen, Talente im Unternehmen zu halten.

Erfahrungszentrierter Ansatz

Ein erfahrungszentrierter Ansatz im HR-Management legt den Schwerpunkt auf die Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung, die weit über die traditionellen HR-Funktionen hinausgeht. Dies beinhaltet die Gestaltung eines Arbeitsplatzes, der die physische, emotionale und berufliche Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen fördert. HR-Software kann in diesem Zusammenhang als Werkzeug dienen, um eine Kultur der Inklusion und des Respekts zu fördern, indem sie beispielsweise personalisierte Lernangebote bietet oder Plattformen für die Mitarbeiteranerkennung schafft. Ein erfahrungszentrierter Ansatz zielt darauf ab, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Angestellt*innen motiviert und inspiriert, was letztlich zu einer höheren Produktivität und einem besseren Unternehmenserfolg führt.

Erhöhte Aufmerksamkeit für Belästigungsprävention

In der aktuellen Arbeitswelt gewinnt das Thema Belästigungsprävention zunehmend an Bedeutung. Unternehmen integrieren in ihre HR-Softwaretools Funktionen, die die Prävention und Meldung von Belästigung am Arbeitsplatz erleichtern. Solche Tools können dabei helfen, eine sichere und inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, indem sie beispielsweise Schulungen zur Sensibilisierung anbieten oder Plattformen bereitstellen, auf denen Mitarbeiter Vorfälle vertraulich melden können. Darüber hinaus ermöglichen sie das Monitoring und die Analyse von Mitarbeiterinteraktionen, um proaktive Schritte zur Vermeidung von Belästigungssituationen zu unternehmen. Die Implementierung solcher Systeme ist ein Zeichen dafür, dass ein Unternehmen seine Verantwortung für das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter*innen ernst nimmt.

Internet der Dinge (IoT)

Das Internet der Dinge (IoT) revolutioniert die HR-Branche durch die Einführung intelligenter, vernetzter Geräte, die eine effizientere Verwaltung der Arbeitskräfte ermöglichen. Beispielsweise können durch IoT gesteuerte Zeiterfassungssysteme präzise und automatische Aufzeichnungen der Arbeitsstunden der Mitarbeiter*innen liefern. Ebenso kann die IoT-Technologie genutzt werden, um gesundheitliche und sicherheitsrelevante Bedingungen am Arbeitsplatz zu überwachen und so ein sichereres und gesünderes Arbeitsumfeld zu schaffen. Der Einsatz von IoT im HR-Bereich eröffnet neue Möglichkeiten für Fernarbeit und flexible Arbeitsmodelle, da er die Überwachung und Verwaltung von Ressourcen aus der Ferne erleichtert.

Machine Learning

Machine Learning, ein Unterzweig der künstlichen Intelligenz, nimmt in der HR-Landschaft eine immer prominentere Rolle ein. Durch die automatische Analyse großer Datenmengen kann Machine Learning Unternehmen helfen, Muster und Trends zu erkennen, die sonst vielleicht übersehen worden wären. Dies kann in vielen Bereichen zum Tragen kommen, von der Rekrutierung – wo es helfen kann, die besten Talente zu identifizieren – bis zur Personalentwicklung, indem es personalisierte Trainings- und Entwicklungspläne erstellt. Machine Learning kann auch dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern, indem es hilft, die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden besser zu verstehen und darauf zu reagieren.

Leistungsbeurteilungen

Die Art und Weise, wie Unternehmen die Leistung ihrer Mitarbeiter beurteilen, hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Moderne HR-Software bietet nun fortschrittliche Funktionen, die eine kontinuierliche, objektive und datengetriebene Leistungsbeurteilung ermöglichen. Diese Tools bieten oft die Möglichkeit, individuelle Ziele zu setzen und fortlaufend zu überwachen, wodurch ein klares Bild der Fortschritte und Bereiche, die Verbesserungen benötigen, geschaffen wird.

Neben traditionelleren Bewertungsmethoden sehen wir auch den Aufstieg von 360-Grad-Feedback-Systemen, die eine umfassendere Sicht auf die Leistung der Mitarbeitenden ermöglichen, indem sie Feedback von einer Vielzahl von Quellen sammeln, einschließlich Vorgesetzten, Kolleg*innen und sogar Kund*innen.

Darüber hinaus setzen Unternehmen zunehmend auf datenbasierte Analysetools, um Einblicke in die Leistung auf Makroebene zu gewinnen und Trends und Muster im Verhalten und in den Ergebnissen der Mitarbeitenden zu erkennen. Dies ermöglicht eine proaktive und strategische Herangehensweise an die Leistungsbeurteilung, die darauf abzielt, das Potenzial jedes Einzelnen voll auszuschöpfen.

Virtuelle und erweiterte Realität (VR und AR)

Die Technologien der virtuellen und erweiterten Realität sind nicht mehr nur Zukunftsmusik, sondern werden bereits in vielen HR-Abteilungen erfolgreich eingesetzt. Insbesondere bei der Mitarbeiterschulung können VR und AR ein immersives Lernerlebnis schaffen, das weit über traditionelle Schulungsmethoden hinausgeht.

Zum Beispiel ermöglicht VR die Simulation realer Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter in sicherer Umgebung komplexe Aufgaben üben oder kritische Situationen meistern können. AR hingegen kann in Echtzeit nützliche Informationen und Anleitungen zu realen Objekten oder Situationen liefern, was eine on-the-job Schulung und Hilfe erheblich erleichtert.

Auch im Rekrutierungsprozess finden diese Technologien Anwendung. Virtuelle Reality kann potenziellen Mitarbeitern zum Beispiel ermöglichen, einen „realen“ Einblick in ihre zukünftige Arbeitsumgebung zu bekommen, selbst wenn sie sich auf der anderen Seite der Welt befinden.

Diese Technologien sind auch ein mächtiges Werkzeug für Remote-Arbeit und Zusammenarbeit. Sie können Teams, die geografisch getrennt sind, in einer virtuellen Umgebung zusammenbringen, in der sie auf eine viel realistischere und engagiertere Weise interagieren können, als es über traditionelle Videokonferenzen möglich wäre.