Ist die Zeiterfassung Pflicht? Alles, was du wissen musst!

Die Pflicht zur Zeiterfassung hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts am 13. September 2022 ist es für Arbeitgeber*innen gesetzlich vorgeschrieben, die Arbeitszeiten lückenlos zu dokumentieren. Die bloße Aufzeichnung von Überstunden oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen reicht also nicht mehr aus. Ganz gleich, in welcher Branche du tätig bist oder welche Arbeitsmodelle in deinem Unternehmen gelebt werden – die Zeiterfassungspflicht betrifft alle.

In diesem Ratgeber findest du alles, was du über die Umsetzung dieser Vorschriften wissen musst. Wir erklären dir, welche Methoden der Zeiterfassung existieren, wie digitale Lösungen dich unterstützen und was bei Verstößen droht. Ganz gleich, ob du als Arbeitnehmer*in oder Führungskraft agierst oder im Betriebsrat aktiv bist – hier erhältst du einen fundierten Überblick über deine Rechte und Pflichten im Rahmen der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung.

Bitte beachte jedoch: Dieser Artikel dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Zeiterfassungspflicht ist ein komplexes rechtliches Thema und kann je nach individuellen Umständen variieren. Bei konkreten Fragen oder Unsicherheiten solltest du dich daher an qualifizierte Jurist*innen wenden, um eine auf deine persönliche Situation zugeschnittene Beratung zu erhalten.

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Das Wichtigste in Kürze: Überblick zur Zeiterfassungs-Pflicht

• Wer wird von der Zeiterfassungspflicht betroffen? Alle Arbeitgeber*innen in Deutschland.

• Gilt die Zeiterfassung europaweit? Ja, basierend auf dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 für alle EU-Mitgliedstaaten.

• Warum ist die Zeiterfassung notwendig? Zur Förderung von Transparenz und Sicherstellung der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

• Was genau muss erfasst werden? Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmer*in.

• Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden? Unterschiedliche Methoden sind möglich, von manueller Zeiterfassung bis hin zu digitalen Lösungen; es besteht keine formelle Vorschrift.

• Ist Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit möglich? Ja, sofern gesetzliche Vorgaben zu geleisteten Überstunden, Ruhezeiten usw. eingehalten werden.

• Betrifft das auch mobile Arbeitsorte wie das Homeoffice? Ja, die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort.

• Wer überwacht die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht? Die Arbeitgeber*innen, mit Aufsicht durch die Arbeitsschutzbehörden der Länder.

• Was sind die möglichen Konsequenzen für Verstöße? Nachbesserungen und Bußgelder können auferlegt werden.

Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat eine rechtlich verbindliche Grundlage durch den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts erhalten, welcher am 13. September 2022 gefasst wurde. Seit diesem Datum sind Arbeitgeber*innen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dies bedeutet, dass bereits seit diesem Stichtag die Anforderungen, die aus der Entscheidung resultieren, umgesetzt und befolgt werden müssen. Die Grundlage für das Urteil des Gerichtshofs bildet eine Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. 

Es ist zu betonen, dass die Arbeitgeber*innen nicht den Prozess einer gesetzlichen Änderung des Arbeitszeitgesetzes abwarten dürfen. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass aufgrund der unionsrechtskonformen Auslegung des bestehenden Arbeitsschutzgesetzes durch das Urteil des EuGH bereits eine unmittelbare Verpflichtung besteht. Das bedeutet konkret, dass unabhängig von einer noch ausstehenden gesetzlichen Neuregelung oder der Schaffung zusätzlicher Vorschriften eine rechtlich bindende Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht und Arbeitgeber*innen ihre Prozesse und Systeme entsprechend anpassen müssen.

Für wen ist die Zeiterfassung Pflicht?

Die Verpflichtung zur Dokumentation der Arbeitszeit trifft alle Arbeitgeber*innen in Deutschland. Dies resultiert direkt aus der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts basierend auf der Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen alle Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit erfassen lassen, seien es Festangestellte, Teilzeitbeschäftigte oder Aushilfen.

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Fristen zur Umstellung

Trotz der sofortigen Wirksamkeit der Zeiterfassungspflicht zeigt sich eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Fristen für die Umstellung auf elektronische Zeiterfassungssysteme:

• Arbeitgeber*innen mit mehr als 250 Mitarbeiter*innen wird eine Frist von einem Jahr eingeräumt, um die elektronische Zeiterfassung einzuführen.

• Unternehmen mit weniger als 250, aber mehr als 50 Beschäftigten erhalten eine Umstellungsfrist von zwei Jahren.

• Für kleinere Betriebe mit weniger als 50 Arbeitnehmer*innen liegt die Frist bei fünf Jahren.

Ist die Zeiterfassung Pflicht bei mobiler Arbeit?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erstreckt sich auch auf mobile Arbeitsformen, einschließlich der Arbeit im Homeoffice oder anderen Orten außerhalb des klassischen Büroumfelds. Die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes sowie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts machen keine Ausnahmen bezüglich des Arbeitsortes. Damit soll eine einheitliche Anwendung der Arbeitszeitschutzvorschriften für alle Beschäftigten sichergestellt werden, unabhängig davon, ob sie vor Ort im Unternehmen oder an einem entfernten Arbeitsplatz tätig sind.

Um auch bei der mobilen Arbeit die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und die Gewährung von Pausen sicherzustellen, musst du als Arbeitgeber*in effektive Methoden zur Erfassung der Arbeitszeiten implementieren. Dies kann über digitale Zeiterfassungstools geschehen, die beispielsweise über Smartphones oder andere mobile Geräte zugänglich sind und es deinen Arbeitnehmer*innen ermöglichen, ihre Arbeitszeit auch außerhalb der Firmenräume korrekt zu dokumentieren.

Welche Methoden zur Zeiterfassung gibt es?

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um die Pflicht zur Zeiterfassung deiner Mitarbeiter*innen umzusetzen. Eine zeitgemäße Lösung sind Zeiterfassung-Softwares, wie du sie von vielen unterschiedlichen Anbietern auch auf OMR Reviews findest. Unabhängig davon kannst du folgende Methoden zur Arbeitszeiterfassung ergreifen:

1. Stechuhren und Zeiterfassungsterminals: Traditionelle Stechuhren, bei denen Arbeitnehmer*innen beim Kommen und Gehen ihre Arbeitszeitkarten in ein Gerät einführen, werden heutzutage oft durch moderne Terminals ersetzt, die eine digitale Speicherung ermöglichen. Diese können durch Personalausweise, Chipkarten oder biometrische Daten wie Fingerabdrücke bedient werden.
2. Digitale Zeiterfassungssysteme: Softwarelösungen, die auf dem PC oder Unternehmensservern installiert werden. Benutzer*innen loggen sich ein und dokumentieren ihre Arbeitszeiten direkt am Arbeitsplatzcomputer.
3. Webbasierte Erfassung: Diese Systeme ermöglichen es den Arbeitnehmer*innen, ihre Arbeitszeiten über einen Webbrowser zu erfassen, wodurch sie besonders für mobile Arbeit und Homeoffice geeignet sind.
4. App-basierte Zeiterfassung: Mobile Apps bieten flexible Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Mitarbeiter*innen können mit ihrem Smartphone oder Tablet Arbeitsbeginn, -ende und Pausen erfassen, was gerade bei Außendienst oder mobiler Arbeit vorteilhaft ist.
5. Manuelle Aufzeichnungen: Die Zeiterfassung für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeiter*innen kann auch in der Papierform ausreichend sein. Hierbei werden die Arbeitszeiten handschriftlich in Listen oder Arbeitszeitbücher eingetragen.

Was passiert bei Verstößen?

Falls du als Unternehmer*in deiner Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommst, fällt die Überwachung und Sanktionierung eines solchen Verstoßes in den Aufgabenbereich der Arbeitsschutzbehörden deines Bundeslandes. Diese regionalen Behörden, wie beispielsweise die Gewerbeaufsichtsämter, sind dafür zuständig, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sowie des Arbeitsschutzgesetzes zu kontrollieren.

Sollten die Behörden bei einer Überprüfung Unstimmigkeiten oder Mängel in deinem Zeiterfassungssystem feststellen, werden sie eine Nachbesserung von dir fordern. Das gibt dir die Möglichkeit, dein System zu überarbeiten und sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Reagierst du nicht auf diese Aufforderungen oder stellst sich heraus, dass dein Verstoß gegen die Arbeitszeitgesetze schwer wiegt oder sich wiederholt, können die Behörden Bußgelder gegen dich verhängen. Die Bußgeldhöhe richtet sich dabei nach dem Ausmaß des Verstoßes und kann variieren. Diese Geldstrafen sollen dich dazu motivieren, deine gesetzlichen Verpflichtungen bezüglich der Arbeitszeiterfassung ernster zu nehmen und umgehend zu handeln, um Compliance herzustellen. Es ist also entscheidend, dass du dich proaktiv um die Implementierung und Wartung eines korrekten Zeiterfassungssystems kümmerst, um solchen Sanktionen zuvorzukommen und die Vorschriften des Arbeitsrechts einzuhalten.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem deine Arbeitnehmer*innen weitgehend selbst bestimmen können, wann und wie lange sie arbeiten. Hierbei verzichtest du als Arbeitgeber*in in der Regel auf eine detaillierte Kontrolle der Arbeitszeiten. Stattdessen vertraust du darauf, dass die Angestellten ihre Aufgaben in der vereinbarten Arbeitszeit erledigen.

Trotz dieses flexiblen Ansatzes ist auch im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit eine gewisse Form der Zeiterfassung erforderlich. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber, auch bei Vertrauensarbeitszeit sicherzustellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden. Dies bedeutet, dass auch hier die Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen, Überstunden und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz zu beachten sind. Noch mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Ratgeber zur Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.

Die Top 7 Tools zur Zeiterfassung 

Du bist noch auf der Suche nach der passenden Zeiterfassungs-Software, um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen zu dokumentieren? Dann schau dir doch mal diese Anbieter mit Top-Bewertungen auf OMR Reviews an: 

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Fazit: Das musst du bei der Pflicht zur Zeiterfassung beachten

Die Zeiterfassungspflicht ist für dich als Arbeitgeber nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, Prozesse in deinem Unternehmen zu optimieren und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen zu gewährleisten. Die sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen ist essenziell, um Transparenz zu schaffen und sowohl die Interessen des Betriebs als auch die deiner Angestellten zu schützen.

Das bedeutet für dich: Jegliche Form der Arbeitsorganisation, ob im Büro, mobil oder im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit, erfordert eine verlässliche Erfassung der Arbeitszeit. Du bist in der Verantwortung, ein System zu implementieren, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichermaßen einen unkomplizierten Zugang für deine Mitarbeiter*innen ermöglicht. Mit den besten Zeiterfassungs-Tools an deiner Seite gelingt dir das im Handumdrehen!