Ciao Papierstapel, hallo Digitalisierung: Das sind die wichtigsten Tipps aus unserer Tool Talk Week Finance

Hast du die Finanzen deines Unternehmens im Blick? Nicht nur wegen Büromiete und Personalkosten solltest du ganz genau wissen, wie dein Betrieb aufgestellt ist. Deine Kalkulationen kannst du mithilfe von Excel oder anderen Tabellen-Tools durchführen und Rechnungen in dicken, schweren Aktenordnern sammeln. Die Ausgaben vom 23. Juni 2022? Findet dein*e Kolleg*in dann nach 15 Minuten geduldigen Blätterns – sofern alles sauber abgeheftet ist.

Klingt stressig? Finden wir auch. Deshalb wissen wir bei OMR Reviews, dass du viele deiner Unternehmensprozesse lieber in die Hände praktischer Tools legen solltest. Das gilt auch für deine Finanzen: Setzt du hier auf die richtige Software, bringt das viele Vorteile für dein Daily Business, verschafft dir und deinen Mitarbeitenden den nötigen Überblick und spart obendrein viel Zeit – und die ist schließlich Geld.

Wie du die passenden Tools für die Finanzprozesse in deinem Unternehmen findest, haben dir gleich drei Experten während unserer Tool Talk Week Finance verraten. Zusätzlich gab es hilfreiche Einblicke in unterschiedliche Finanz-Tools und Tipps rund um Rechnungsprogramme und Buchhaltung, Spend Management sowie Finanzplanung.

Du hast unsere Tool Talk Week Finance verpasst? Das ist zum Glück nicht schlimm: Wir verraten dir in unserem Recap, wie du die Tool Talks auch nachträglich ansehen kannst.

Rechtssicher unterwegs mit Rechnungsprogrammen

Den Auftakt unserer Tool Talk Week machte Finanzexperte Steffen Milsch gemeinsam mit den Tool-Anbietern orgaMAX und Lexoffice. Steffen weiß, worauf es bei der Wahl der richtigen Software für Rechnungswesen und Buchhaltung ankommt und wann der Einsatz solcher Softwares für dein Unternehmen sinnvoll ist. Wichtig ist ihm vor allem, dass du dich von Anfang an um ein rechtskonformes Rechnungswesen kümmerst, statt Rechnungen einfach mit Word oder Google Docs zu erstellen. So erfüllst du sämtliche Auflagen und hast on top den nötigen Überblick über deine Finanzen.

Bei der Wahl der passenden Software kommt es insbesondere auf deine Ausgangssituation an: Wer gerade mit seinem Business startet, sollte sich nicht lange mit Buchhaltung und Rechnungswesen aufhalten müssen. Deshalb hilft es, ein einfach zu bedienendes Tool zur Hand zu haben, mit dem du GoBD-konforme Ausgangsrechnungen erstellen und deine Eingangsrechnungen einheitlich ablegen kannst. Praktisch sind auch Funktionen fürs Mahnwesen, für die Umsatzsteuervoranmeldung und eine problemlose Verbindung zu deiner Steuerberatung.

So halten orgaMAX und Lexoffice dir den Rücken frei

orgaMAX ist eine Lösung für kleine Unternehmen und Selbstständige aus allen Branchen. Das Tool soll manuelle Prozesse reduzieren, Vorgänge rund um deine Rechnungsstellung automatisieren und dich vor allem im Hinblick auf GoBD und DSGVO rechtlich absichern. Dafür bietet orgaMAX sowohl eine Web- als auch eine Smartphone-App, mit der du dein Rechnungswesen flexibel steuern kannst. Im Dashboard bekommst du jederzeit Einblicke in deine Finanzen und behältst wichtige Aufgaben in Sichtweite. Um dich auf dem Weg zur Digitalisierung zu unterstützen, gibt es zudem das orgaMAX Kundencenter, über das deine Kund*innen Angebote digital einsehen und rechtssicher unterzeichnen bzw. Änderungsvorschläge versenden können.

Integrierst du deine Bank bzw. deinen Zahlungsanbieter in orgaMAX, bündelst du alle Transaktionen an einem Ort. So weißt du immer, wie es um dein Unternehmen steht, kannst Buchungen direkt deinen Kontobewegungen zuordnen und Zahlungserinnerungen an deine Kundschaft automatisieren. Im Hintergrund bereitet das Tool deine Buchhaltung fast eigenständig vor und erleichtert so bspw. die Übermittlung wichtiger Infos an deine Steuerberatung.

Lexoffice aus dem Hause Lexware soll dir den Rücken freihalten, damit du Zeit für deinen Businessalltag hast. Dafür bietet auch Lexoffice eine App, ein Dashboard mit einer Übersicht über deine zu erwartenden Einnahmen und lässt sich ebenfalls mit deinem Bankkonto verknüpfen. Damit intern nichts schiefläuft, setzt der Tool-Anbieter auf Zusammenarbeit im gesamten Team und bietet viele Funktionen für reibungslose Abläufe – auch wenn mehrere Kolleg*innen involviert sind. So kannst du beispielsweise jederzeit den Status deiner Kund*innen einsehen und weißt, welche Dokumente sie bereits erhalten haben oder welche du ihnen noch zusenden musst. Über die App kannst du Aufträge auch unterwegs eintüten und Angebote zum Beispiel schnell und problemlos direkt vor Ort von deiner Kundschaft unterzeichnen lassen.

Rechnungswesen ist nicht verhandelbar

Wenn du als Selbstständige*r für deine Arbeit – ob gewerblich oder freiberuflich – entlohnt werden möchtest, musst du Rechnungen schreiben. Hier gibt es einige Fallstricke, die dir spätestens bei einer Betriebsprüfung viele Schmerzen bereiten können. Wichtig ist deshalb, dass du ab Tag eins auf ein rechtskonformes Rechnungswesen setzt, statt deine Bezahlung mithilfe von Word- oder Excel-PDFs einzufordern. Support gibt’s von Rechnungsprogrammen wie orgaMAX und Lexware, die dir den Unternehmensalltag erleichtern und dich gleichzeitig gegenüber dem Finanzamt absichern.

Klar ist: Buchhaltung und Finanzmanagement sind kein notwendiges Übel, sondern wichtige Grundlage für alle. Kümmere dich deshalb am besten gestern um die Digitalisierung und Automatisierung deiner Prozesse. So gehst du sicher, dass du von vornherein gut aufgestellt bist, statt später viel Zeit in aufwändige Umstellungen zu investieren.

Mit Spend Management Tools hast du deine Ausgaben im Griff

Weißt du immer ganz genau, wer wann bezahlt werden muss und wann du bestimmte Einkäufe tätigen solltest? Spend Management Tools sorgen hier für den nötigen Überblick und helfen dir dabei, alle Ausgaben gebündelt zu erfassen. Unser Experte Sönke-Timo Kisker blickt auf jahrelange Erfahrung als CFO unterschiedlicher Unternehmen zurück und weiß deshalb genau, was bei Spend Management und der richtigen Software wichtig ist. Er hat den Tool-Anbietern Emburse, Pleo und Payhawk auf den Zahn gefühlt und Tipps parat, mit denen du die passende Software für dein Spend Management findest.

Die hilft dir dabei, deine Ausgaben und Eingangsrechnungen zu überblicken und die Finanzen deines Unternehmens besser zu regeln. Zudem kannst du mithilfe von Spend Management Tools Zahlungsvorgänge in deinem Betrieb einfacher gestalten und behältst trotzdem die Kontrolle über ausgehende Beträge. Dafür bringen die meisten Softwares eine ganze Reihe Funktionen mit. Unter anderem:

• Kreditkartenverwaltung
• Kreditorenmanagement
• Belegerkennung
• Reporting
• Subscription Management
• Budgeting
• Virtuelle Kreditkarten
• Rechnungsfreigabe

Zeitersparnis und mehr Selbstständigkeit mit Emburse Chrome River, Pleo und Payhawk

Wer im Unternehmen für die Spesenabrechnungen zuständig ist, weiß sicherlich: Häufig laufen diese Prozesse noch immer manuell und mit viel Papier ab und beanspruchen vor allem in reiseintensiven Phasen eine Menge Zeit. Nicht selten kommen zudem – wenn überhaupt – viele verschiedene Tools zum Einsatz und es fehlt ein zentrales Reporting. Das möchten die drei Tool-Anbieter Emburse Chrome River, Pleo und Payhawk ändern.

Mit Emburse Chorme River führst du in deinem gesamten Unternehmen ein standardisiertes Spesenmanagement ein. Das Tool setzt auf Automatisierungen und optimierte Prozesse durch wöchentliche statt monatliche Rückerstattungen. Via API-Schnittstelle fügt sich die international verfügbare Software nahtlos in deinen bestehenden Tech Stack ein und lässt sich so beispielsweise mit Reisebuchungstools, ERP-Systemen und Kreditkartenanbietern verknüpfen.

Auch Pleo bündelt alle Zahlungsströme deines Unternehmens an einem Ort. Mit dem Tool kannst du bereits im laufenden Monat Buchungen vornehmen, um deinen Monatsabschluss angenehmer zu gestalten. Automatisierungen minimieren manuelle Aufgaben und sorgen für effiziente Prozesse. J.P. Morgan steht Pleo als Bankenpartner zur Seite, wodurch der Tool-Anbieter Mastercards ausstellen kann. Via Schnittstelle kannst du deine Ausgaben außerdem automatisch an DATEV und andere Tools übertragen, was wiederum unnötige Fehler minimiert und viel Zeit spart.

Bevor Unternehmen das Spend Management Tool Payhawk einführen, erledigen die Mitarbeitenden in der Regel vieles von Hand. Das möchte der Tool-Anbieter ändern und bietet dafür beispielsweise Lösungen für Kartenmanagement, Reisekostenabrechnung und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Kontrolliere, wofür deine Mitarbeitenden ihre Kreditkarten einsetzen können, indem du Ausgaben unter anderem an Tages- und Länderlimits oder bestimmte Zeitfenster knüpfst. Workflows sorgen auch in Payhawk für mehr Automatisierung und Effizienz in deinen Teams.

Es gibt keinen Grund, der gegen ein Spend Management Tool spricht

Die Einführung neuer Tools kann aufwändig sein und erfordert in einigen Teams viel Aufklärungs- und Überzeugungsarbeit. Trotzdem solltest du die Digitalisierung deines Betriebes nicht auf die lange Bank schieben. Denn bei lahmen Prozessen sind Fehler oft vorprogrammiert – und kosten bares Geld. Sorge deshalb mithilfe von Tools für ein reibungsloses Spend Management und baue dir einen zukunftsfähigen und skalierbaren Tech Stack auf. Das rettet nicht nur deine Finanzen, sondern steigert auch die Zufriedenheit im Team. Müssen deine Mitarbeitenden nämlich nicht mehr ewig auf ihr Geld warten und können finanzielle Entscheidungen schnell und ohne lange Freigabeprozesse treffen, verhindert das eine Menge Frust.

So wird Finanzplanung ganz easy

Was dir sicherlich schon klar ist: Ohne vernünftige Finanzplanung ist dein Business nur halb so gut aufgestellt. Damit du immer genau weißt, was finanziell überhaupt geht und wann du dich beispielsweise um zusätzliches Kapital bemühen solltest, gibt es Softwares für Finanzplanung. Sie kontrollieren und verwalten die Transaktionen deines Unternehmens, damit nichts schiefläuft. Worauf du bei der Wahl einer solchen Software achten solltest, weiß Finance-Experte Sebastian Janus. Er hat sich die Finanzplanungs-Tools Agicap und LucaNet genauer angeschaut.

Finanzplanung ist laut Sebastian der ultimative Weg, um deine Finanzen zu meistern. Dieses To-do nimmt dir niemand ab, es ist aber eine essenzielle Grundlage für die Entscheidungen, die du in deinem Unternehmen triffst. Dabei sind klare Ziele wichtig: Wo soll es finanziell hingehen und welche Ausgaben stehen dir auf jeden Fall bevor? Diese Pläne kannst du natürlich in Excel schmieden; einfacher, übersichtlicher und zuverlässiger wird’s allerdings mithilfe eines Finanzplanungs-Tools.

So sichern Agicap und LucaNet deine finanzielle Zukunft

Agicap ist ein Tool für kleine und mittelständische Unternehmen, mit dem du deine langfristige Liquidität managen kannst, Rechnungen im Blick behältst und die Daten aus ERP-Systemen und Bankkonten in einer Software kombinierst. So weißt du immer, wie dein Unternehmen finanziell aufgestellt ist und ob du beispielsweise neue Mitarbeitende einstellen oder Marketingkampagnen finanzieren kannst. Umfassende Analysefunktionen zeigen dir zudem, wann du mit den Zahlungen deiner Kund*innen rechnen kannst und liefern dir einen datenbasierten Blick in die Zukunft.

Auch LucaNet hilft dir dabei, die Finanzen deines Unternehmens zu kontrollieren und langfristig zu planen. Dafür bietet das Tool unter anderem Funktionen für Finanzplanung sowie Budgetierung und zeigt dir mithilfe von Forecasts und möglicher Szenarien, worauf du besonders achten musst. Mithilfe hunderter Tool-Verknüpfungen fügt sich LucaNet flexibel in deinen Tech Stack ein und konsolidiert so alle für deine Pläne relevanten Daten. Persönliche Dashboards zeigen, was wichtig ist und lassen sich so für deine Teams anpassen, dass alle die für die eigenen To-dos entscheidende Einblicke erhalten.

Finanzplanung muss nicht schwer sein

Während es gerade im Bereich Finanzen zwar viele Prozesse gibt, die du mithilfe von Tools zum Beispiel an deine Steuerberatung abgeben kannst, musst du deine Finanzplanung größtenteils selbst in die Hand nehmen. Sie ist essenziell für den Erfolg deines Unternehmens und zeigt dir – sofern du sie rechtzeitig und sauber durchführst –, was du dir finanziell erlauben kannst und was nicht. Oft ist Finanzplanung für Unternehmen allerdings ein Pain. Das könnte daran liegen, dass viele Betriebe für ihre Kalkulationen nach wie vor auf Excel zurückgreifen. Hier gilt allerdings: Better change a running system. Setze für deine Liquiditäts- und Finanzplanung lieber auf clevere Tools, verknüpfe sie mit deinen anderen Finanz-Softwares und integriere sie in deinen Tech Stack. So holst du aus allen Systemen das Meiste für deinen Betrieb raus.

Du hast die Tool Talk Week Finance verpasst? Macht nichts! In der kostenlosen Aufzeichnung gibt’s den Input zu Rechnungs- und Buchhaltungs-Tools, Spend Management Software und Tools für Finanzplanung zum Glück auch nachträglich.