Die Digitalisierung von Dokumenten ist oft der erste Schritt in Unternehmen, um mit der digitalen Transformation zu beginnen. Arbeit wird dank neuer Technologie flexibler, vernetzter, digitaler. Mit diesem ersten Schritt der Digitalisierung werden Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse bereits effizienter und kostengünstiger. Ganz ohne Papier kommen die meisten Unternehmen bisher nicht aus. Der initiale Arbeitsaufwand sowie offene Fragen zur Umsetzung halten viele ab, dieses Projekt anzugehen.

Was genau bedeutet Digitalisierung von Dokumenten? Wie digitalisiert man Dokumente? Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Dokumenten im Büroalltag? Welche gesetzlichen Anforderungen sind zu erfüllen? Und: Welches System unterstützt Euch beim Dokumentenmanagement? All das beantworten wir Euch in diesem Artikel.

 

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Mit Digitalisierung von Dokumenten ist die Umwandlung von Dokumenten in Papierform zur digitalen Form gemeint. Digitalisiert werden können prinzipiell alle Papierunterlagen: Kaufbelege, Verträge, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Personalakten und mehr. Diese digitalisierten Dokumente werden dann auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud gespeichert. Mit dem Scannen und Speichern ist es jedoch nicht getan. Die Digitalisierung von Dokumenten erfordert moderne technische Geräte und spezielle Software.

Im ersten Schritt benötigt Ihr einen sehr guten Scanner, am besten mit automatischem Einzug. Der Scanner sollte in der Lage sein, die eingescannten Dokumente an ein Gerät Eurer Wahl zu senden. Von diesem Gerät aus geht es dann weiter. Moderne Scanner sind ziemlich teuer, Ihr müsst sie aber nicht zwangsläufig kaufen. Sie können gemietet werden.

Nachdem das eingescannte Dokument an das gewünschte Gerät gesendet wurde, muss es unter Umständen bearbeitet werden: zuschneiden, drehen, Metadaten vergeben, Zugriffsrechte regeln. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und kann an externe Dienstleister ausgelagert werden.

Mit der sogenannten OCR-Technik lassen sich Texte aus eingescannten Dokumenten auslesen. Damit wird ein PDF mit Texterkennung erzeugt. So könnt Ihr Eure digitalisierten Dateien effizient durchsuchen oder die Informationen zur Weiterverarbeitung nutzen. Mit dem Speichern und Ablegen des digitalisierten Dokuments ist der Prozess abgeschlossen. Hier müsst Ihr entscheiden, ob Ihr die Dokumente auf dem eigenen Server speichert oder Cloud-Lösungen nutzt.

Beim Digitalisieren Eurer Dokumente müsst Ihr einige Dinge beachten, damit der Vorgang rechtskonform ist. Die digitalisierten Dokumente müssen sicher und nachvollziehbar archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hält fest, welche Regeln einzuhalten sind. Welche das sind, könnt Ihr im nächsten Abschnitt nachlesen.

Was gibt es bei der GoBD-konformen Digitalisierung zu beachten?

Die GoBD ist die rechtliche Grundlage für das Erstellen und Archivieren von Geschäftsdokumenten, die von Unternehmen digitalisiert werden müssen. Diese Grundsätze wurden vom Bundesfinanzministerium, den Verwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden sowie Steuerberatern entwickelt.

Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) bildet die Grundlage für die GoBD. Diese legt ausschließlich fest, wie Unternehmen digitale Buchhaltung rechtssicher gestalten. Die GoBD gibt sechs Kriterien vor, wie digitale Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden.

Ordnung

Eure Dokumenten-Ablage muss logisch und nachvollziehbar sein. Sollte sich ein:e Betriebsprüfer:in anmelden, muss er sich selbst schnell zurechtfinden können. Eure digitalen Dokumente müssen mit einer Volltextsuche abgefragt werden können. Außerdem wird erwartet, dass Ihr Eure Dokumente länger archiviert, als gesetzlich vorgeschrieben ist.

Erfassung

Erfasst Eure Dokumente zeitnah. Zeitnah bedeutet, innerhalb von zehn Tagen. Eure Daten müssen gut lesbar erfasst werden. Außerdem habt Ihr sicherzustellen, dass alle Daten bei einem Systemwechsel übernommen werden. Die Bezeichnung Eurer digitalisierten Belege muss mit einem nachvollziehbaren Index erfolgen.

Fälschungssicherheit

Eure Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden können. Dokumente, die weiterverarbeitet werden, müsst Ihr vorher immer als Kopie speichern und eindeutig benennen. Auch ein fehlerhafter Beleg, den Ihr versendet habt, darf nicht mehr bearbeitet werden. Müsst Ihr etwas anpassen, kopiert Ihr auch hier das Originaldokument, verseht es mit einer eindeutigen Kennzeichnung und legt es leicht auffindbar ab.

Wahrheitsmäßigkeit

Alle digitalisierten Belege werden unverändert erfasst. Sämtliche Dokumente werden wahrheitsgetreu in Euer System übertragen.

Vollständigkeit

Damit Eure Dokumente GoBD-konform sind, müssen sie alle Daten enthalten, die für den Beleg wichtig sind. Ohne vollständige Daten ist der Beleg nicht gültig. Außerdem müsst Ihr Originale und Kopien eindeutig kennzeichnen und richtig ablegen.

Nachvollziehbarkeit

Bestimmte Sachverhalte müssen aufgezeichnet werden. Ihr seid verpflichtet, genau zu dokumentieren, wie Ihr die GoBD-Vorgaben umsetzt. Die Dokumentation muss auch für Außenstehende leicht nachvollziehbar sein. Diese Umsetzungs-Dokumentation der Digitalisierung muss ebenfalls ordnungsgemäß abgelegt und archiviert werden.

Mit der Erfüllung dieser sechs Kriterien ist die GoBD noch nicht komplett umgesetzt. Es kommen weitere Anforderungen hinzu, bspw. muss auch Euer Textverarbeitungsprogramm festgelegte Anforderungen erfüllen. Auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen könnt Ihr Euch die GoBD herunterladen.

Was sind die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten?

Dokumente zu scannen und in einem DMS abzulegen oder zu archivieren, liefert Unternehmen sehr viele Vorteile. Alle Prozesse, in denen Dokumente eine Rolle spielen, werden einfacher und schneller. Schauen wir uns konkrete Vorteile an:

  • Schneller Datenzugriff: Ihr müsst keinen Ordner durchblättern oder Euch in ein Archiv begeben, um dort das gewünschte Dokument zu finden. Mit einer kurzen Suchanfrage findet Ihr das richtige Dokument.
  • Ortsunabhängiger Zugriff: Egal wo Ihr seid – wenn Ihr Euch einloggen könnt, könnt Ihr von überall auf die benötigten Unterlagen zugreifen. Das ist besonders praktisch, wenn Ihr auf Dienstreise seid oder bei Kunden vor Ort.
  • Zeit sparen: Dank Automatisierungen läuft die Ablage viel schneller. Ihr gewinnt außerdem Zeit durch den schnellen Datenzugriff. Klar definierte und aufgesetzte Prozesse regeln die Zuständigkeiten.
  • Immer auf dem aktuellsten Stand: Durch die zentrale Ablage steht Euch immer das neueste Dokument zur Verfügung.
  • Schnelle Ablage: Durch automatische Volltexterkennung des Inhalts können Dokumente nach selbst erstellen Regeln ohne weiteres Zutun direkt abgelegt werden. Das spart Euch den manuellen Aufwand.
  • Digital vs. Papier: Verblasst nicht, zerreißt nicht, verbrennt nicht – liegt sicher auf einem Server. Digitale Dokumente sind mit den richtigen Vorkehrungen sicherer als die Papierversion.
  • Hohe Transparenz: Jede Änderung am Dokument wird gespeichert und kann nachverfolgt werden. Das macht digitale Dokumente automatisch revisionssicher.
  • Effizienter arbeiten: Die digitale Ablage beschleunigt und vereinfacht die Zusammenarbeit – auch orts- und abteilungsübergreifend.
  • Mehr Platz: Die Aktenschränke verschwinden aus den Büroräumen. Das schafft Raum für mehr Arbeitsplätze. Außerdem wird Lagerfläche frei, was bares Geld spart.
  • Höherer Datenschutz: Durch Zugriffsbeschränkungen werden Daten im System bestens geschützt. Vorbei sind die Zeiten, in denen vertrauliche Unterlagen auf Schreibtischen vergessen werden.
  • Kosten sparen: Es wird weniger Lagerfläche benötigt, Mitarbeiter:innen arbeiten schneller, Workflows können automatisiert werden. Mitarbeiter:innen, die nur für die Archivierung zuständig sind, entfallen. An vielen Stellen reduziert die Digitalisierung Eure Ausgaben.

Der initiale Aufwand zur Digitalisierung Eurer Dokumente ist nicht zu unterschätzen. Die Vorteile überwiegen aber auf lange Sicht eindeutig.

Welche Softwares eignen sich zur Digitalisierung von Dokumenten?

Um Eure Unterlagen erfolgreich zu digitalisieren, braucht Ihr die richtige Software für das Dokumentenmanagement. DMS gibt es in unterschiedlichen Ausführungen mit unterschiedlichen Funktionen. Welches für Euch das Richtige ist, hängt von Euren Anforderungen ab.

Hier ein paar Tipps, worauf Ihr bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems achten solltet:

  1. Automatische Texterkennung: Egal ob durch KI oder OCR-Technologie. Nur so lassen sich Eure Dokumente vollständig durchsuchen und dadurch schnell verschlagworten.
  2. Einfache Handhabung: Jede:r Mitarbeiter:in sollte sich schnell einarbeiten und zurechtfinden können.
  3. Dokumenten-Arten: PDF-Dateien, E-Mails mit Anhang, digitalisierte Unterlagen, unternehmensspezifische Dokumente – unterschiedliche Schriftstücke sollten von der Dokumentenmanagement-Software verarbeitet werden können. Sonst müsst Ihr Euch zusätzliche Tools zulegen.
  4. Einfache Anbindung an vorhandene Systeme: Möchtet Ihr Prozesse automatisieren, die mit anderen Tools zusammenhängen, müsst Ihr die Integrations-Möglichkeiten prüfen. Viele DMS haben z. B. eine Anbindung an Microsoft Office.
  5. Sicherheit bei Cloud-Lösungen: Werden Eure Daten DSGVO-konform gespeichert und gibt es regelmäßig Backups?
  6. Funktionsumfang: Welche Funktionen benötigt Ihr? Bindet hier Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen mit ein, die mit dem System arbeiten werden.
  7. Automatisierte Workflows: Lassen sich Eure Workflows mit dem Tool abbilden und automatisieren?
  8. Suchfunktion prüfen: DMS bieten unterschiedlich genaue Sucheinstellungen. Prüft vorher, ob Euch die Such-Parameter reichen oder ob Ihr eine komplexere Suchfunktion benötigt.
  9. Rechtliche Vorgaben: Deckt das DMS rechtliche Vorgaben wie die GoBD ab?
  10. Erweiterung des Systems: Wächst das System mit Euch? Eure Anforderungen können sich mit der Zeit verändern. Euer DMS sollte mit Euch wachsen können oder eine einfache und sichere Übertragung auf ein anderes System gewährleisten.

OMR Reviews listet bereits viele Dokumentenmanagement-Tools mit Bewertungen für Euch.

Diese 10 DMS solltet Ihr Euch genauer anschauen:

Die Auswahl an DMS ist vielfältig – in Preis und Funktion. Für noch mehr Dokumentenmanagement-Tools schaut Ihr am besten direkt unter der Kategorie für Dokumentenmanagement Software & Tools bei OMR Reviews vorbei. Das passende DMS ist bestimmt schon dabei.

Fazit

An der Digitalisierung von Arbeitsprozessen führt heute kein Weg vorbei. Unternehmen, die das nicht erkennen, werden bald von ihren Mitbewerber:innen abgehängt. Das papierarme Büro entlastet nicht nur Mitarbeiter:innen. Viele Ressourcen werden eingespart, die Dokumentenstruktur und -sicherheit verbessert. Die Frage sollte also nicht lauten, ob Ihr Eure Unterlagen digitalisiert, sondern wann.